Organizzare eventi in qualche forma è una caratteristica degli esseri umani dalla notte dei tempi. Come dopo queste migliaia di anni di civilizzazione (e poco più di un secolo di accelerazione vertiginosa) ancora sia possibile farlo con approssimazione e totale inconsapevolezza dei bisogni basici dei propri ospiti… è uno di quei misteri che mi attanaglia almeno un paio di volte l’anno. Cioè quando partecipo a convegni seriamente carenti sul lato organizzativo.
In Internet si trovano infiniti articoli su come organizzare eventi aziendali correttamente, cosa non deve mancare, e così via. Ma ho sempre la sensazione che siano la versione Bignami di qualche manuale “Eventi come comunicazione aziendale”. Raramente leggo semplici vademecum sulle minuzie pratiche, così negli ultimi due anni ho preso appunti di tutte le piccole cose facili da risolvere che però avrebbero cambiato la mia esperienza di spettatrice (o relatrice) da francamente mediocre a splendida.
Ho messo in ordine gli argomenti secondo il percorso di accesso dei partecipanti, mescolando l’esperienza del pubblico con quella dei relatori, nel caso non fosse chiaro.
Compenso per i relatori
Parliamoci chiaro, preparare e presentare un intervento a qualsiasi evento è un lavoro. Come tale deve avere una chiara retribuzione, non necessariamente espressa in denaro contante o bonifico, ma anche risultato indiretto dalla presentazione stessa.
Questo significa che quando si manda in giro una request for papers/talks questa dovrebbe chiaramente includere i termini del compenso.
Se sono indiretti dovrebbe essere chiaro come l’intervenuto potrà goderne:
- acquisendo i dati dei partecipanti; 1200 persone partecipano all’evento, ma se il relatore non ha accesso ai dati di queste persone o anche solo a un’analisi statistica precisa su di loro, la loro mera presenza non è sufficiente a garantire un ritorno d’investimento sull’intervento
- raggiungendo il pubblico di interesse; la reach delle campagne di social media marketing (intesa come numero crudo), se non è supportata da un media kit che ne determina la composizione e i comportamenti, di per sé non è un indicatore e non offre strumenti al relatore per valutare se la sua presenza al convegno raggiungerà il suo pubblico d’interesse
- conoscendo persone interessanti e utili al proprio lavoro; un elenco degli ospiti di spicco e degli altri relatori è fondamentale per poter valutare le potenzialità di networking di un evento
Ovviamente, se il modello organizzativo dell’evento prevede che i relatori intervengano in cambio della visibilità offerta dall’evento, questa deve essere un impegno concreto degli organizzatori. Una campagna di marketing e social media marketing seria è fondamentale.
Quale che sia la scelta che fate, nella pianificazione economica dell’evento dovreste provare a prevedere la copertura delle spese di viaggio e alloggio (se necessario) per i relatori.
Parcheggio e mezzi pubblici
Raggiungere l’evento è la conditio sine qua non per partecipare, quindi sarebbe bene che la quantità e accessibilità dei parcheggi e i collegamenti coi mezzi pubblici fossero uno dei primi aspetti da esaminare quando si sceglie una location. Per chi lavora negli eventi e in particolare in location scouting queste sono tra l’altro informazioni da includere sempre nelle schede descrittive delle location.
Indicazioni chiare dovrebbero essere incluse da subito nel sito (o pagina) Internet dell’evento. Le fondamentali sono:
- elenco dei mezzi pubblici disponibili per raggiungere la location, prezzo e informazioni per procurarsi i biglietti
- itinerario stradale dalle più vicine uscite autostradali (non servono quelle dalla stazione, da cui presumibilmente si prende un taxi)
- quantità di posti auto disponibili in loco. Se questa è inferiore alla capienza della location bisogna segnalarlo chiaramente
- posizione, costi e capienza di ulteriori aree di parcheggio nelle vicinanze
- indicazioni chiare ed esaustive per l’accessibilità di chi ha difficoltà motorie (parcheggi in prossimità dell’ingresso con passaggi pedonali pavimentati e rampe, ascensori). Questo significa che se l’accessibilità dello spazio non è totale bisogna segnalarlo chiaramente da subito. Sarebbe bellissimo che l’evento fosse accessibile nella sua interità, ovviamente
Se in qualsiasi momento prima dell’evento le condizioni di raggiungibilità e/o parcheggio dovessero subire variazioni è necessario aggiornare rapidamente le informazioni pubblicate online (con sottolineature che attirino l’attenzione) e comunicarlo tramite i principali canali social dell’evento.
Volete poi farci un figurone? Incentivate la mobilità sostenibile proponendo soluzioni di car sharing e car pooling e invitando i visitatori a lasciare a casa l’auto.
Segnaletica
La segnaletica minima disponibile dovrebbe guidare l’itinerario del visitatore dal parcheggio fino a tutte le aree che lo interessano (registrazione, guardaroba, toilette, bar/zone ristoro, sale conferenze).
Se sapete in anticipo che la maggior parte dei visitatori raggiunge la location coi mezzi pubblici vale la pena accordarsi con i servizi affissione del Comune per inserire segnaletica anche in prossimità delle fermate degli autobus/tram/metropolitana.
Se i partecipanti sono numerosi prevedete diversi banchi di registrazione con un/a steward/hostess ciascuno e un cartello chiaro che indica come devono disporsi gli ospiti (per iniziale del cognome, per status, ecc). Se volete farvi amare prevedete anche dei percorsi obbligati per la fila che si andrà a creare, con tempi stimati di percorrenza.
Indicazioni chiare relative a postazioni di ricarica e wi-fi sono un bonus. Ma hanno il valore aggiunto di scaricare il lavoro degli/delle steward/hostess che così non dovranno rispondere alla stessa domanda duecento volte nella prima ora di registrazione.
Welcome pack agli iscritti
Ogni partecipante (che sia relatore o pubblico) dovrebbe ricevere al momento della registrazione un pacchetto che include:
- programma completo e aggiornato della giornata (quindi evitate grafiche elaborate e puntate su un documento chiaro che possiate stampare anche la mattina stessa, nel caso)
- una mappa della location con evidenza sulle aree di interesse
- indicazioni chiare sui pasti. Se sono offerti queste informazioni includono: posizione area ristoro, orari, menù, note chiare per le alternative dietetiche disponibili (almeno per celiaci, allergici, vegetariani). Se i pasti non sono inclusi nella giornata è necessario fornire un elenco dei luoghi dove è possibile procurarseli
Prese in sala
È inutile che ci prendiamo in giro, al giorno d’oggi chiunque viaggia con almeno due dispositivi elettronici e con ogni probabilità ne userà almeno uno per l’intera durata dell’evento. È quindi fondamentale che la location abbia a disposizione diverse prese di corrente sia nelle aree comuni sia in sala. Laddove queste siano carenti attrezzatevi in anticipo con prolunghe e multiprese da fare installare e mettere in sicurezza ai tecnici dell’evento.
WiFi dedicato
Lo stesso discorso delle prese vale per il WiFi che può non essere indispensabile per seguire correttamente l’evento, ma che fornisce un’eccezionale opportunità di comunicazione per chi lo organizza e permette di raggiungere con i contenuti dell’evento una platea molto più ampia. Insomma è diventato una necessità.
Chi partecipa all’evento molto probabilmente ne segue le informazioni via Twitter o vuole condividere ciò che impara/sente con il proprio pubblico. Ma un facile accesso alla rete è utile anche per esplorare approfondimenti, mantenere attiva la propria giornata di lavoro tra un intervento e l’altro, modificare i propri piani di viaggio.
Certo, ormai tutti hanno un piano dati sui propri dispositivi, ma offrire un WiFi dedicato nella location dell’evento vi permette di:
- sopperire ad eventuali carenze di copertura del segnale (cosa assai comune in molte location per eventi)
- garantire la connessione completa anche a chi ha piani dati limitati
Offrire l’accesso a una rete WiFi non vuol dire semplicemente fornire un account completo di password al momento della registrazione (per evitare lunghi processi di registrazione agli ospiti) ma assicurarsi che questo sia dimensionato per accogliere il volume di accessi e traffico dei partecipanti.
Puntualità degli interventi
Gli interventi devono essere puntuali. Punto. A maggior ragione se l’evento si articola su più sale e il pubblico può avere interesse a spostarsi da sala a sala secondo un percorso tematico.
Questo significa che almeno una persona per sala deve essere costantemente dotata di telefono per monitorare gli arrivi dei relatori e se necessario spostare l’ordine degli interventi avvertendo prontamente i colleghi delle altre sale e il personale nell’area registrazione. Non devono esserci momenti morti e il pubblico deve poter scegliere se rinunciare a un intervento o spostarsi di sala in conseguenza di un cambio di ordine del giorno.
Coffee break
La pausa caffè, di tutti gli elementi di questo elenco, è forse quello più sacrificabile. Intendiamoci, caffè (ma possibilmente anche opzioni deca e tè) bisogna che ce ne sia disponibile da qualche parte nell’arco della giornata. Ma non è fondamentale che lo offriate voi.
Quello che però è fondamentale è che non sia in vendita a €2 nell’unico bar presente in zona (come si dice in questi casi? #truestory). Soprattutto se il bar è interno alla location, quindi destinazione sicura di tutti quanti i partecipanti all’evento, almeno un paio di volte nella giornata. Fatevi furbi e stringete un accordo con il bar per calmierare il prezzo del caffè per i partecipanti all’evento, magari portandolo a €1. In cambio potete offrire al bar la menzione su tutta la comunicazione dell’evento.
Però, se vogliamo essere onesti, avendo un budget limitato, è sempre meglio scegliere di offrire un coffee break esteso agli ospiti piuttosto che il pranzo. In parte perché il pranzo è qualcosa che è facile portarsi da casa, volendo. Ma anche perché il momento della pausa pranzo è per molti l’occasione per allontanarsi, sgranchirsi le gambe, fare qualche telefonata, quindi difficilmente gli ospiti sentiranno la mancanza di un servizio catering completo… del caffè invece sì. Ne sentirete tutti la mancanza.
Pranzo dedicato ai relatori e alle autorità
Relatori e autorità devono poter mangiare in modo efficiente e tranquillo, in modo da potersi preparare ai loro interventi. Per questo a loro il pranzo deve necessariamente essere offerto, in una zona riservata a loro e con tempi a loro dedicati.
Ciò significa che se avete previsto un servizio catering per tutti dovrete prendere accordi affinché siano dedicati tavoli, buffet e personale a relatori e autorità, in modo che questi non si trovino a fare la fila al buffet o non rischino di rimanere senza posti a sedere. Inoltre vi converrà raccogliere in anticipo le preferenze ed esigenze dietetiche di questi ospiti, in modo da rendere il servizio super efficiente per loro e per voi: se tutto è ben organizzato è sufficiente avere un cameriere ogni 10-5 persone.
Caffè incluso nel pranzo
Spero si sia capita l’importanza del caffè. Ecco, se proprio avete deciso di offrire il pranzo ma non il coffee break, allora tassativamente includete almeno un caffè nel pranzo. Al catering costa pochissimo (e sarà pure caffè da moka in thermos, spesso) e voi avrete fatto felici vostri ospiti!
Guardaroba rinforzato
Si sà, a partire da un certo orario gli ospiti cominceranno ad andarsene e al termine dell’ultimo intervento della giornata il picco sarà massimo. Per questo, da un’ora prima del termine dell’evento tutto il personale di assistenza alle sale dovrebbe essere dirottato sul guardaroba o sui servizi di accompagnamento all’uscita (indirizzare alle fermate dei mezzi, cominciare a chiamare taxi in anticipo se non c’è una fermata nelle vicinanze, ecc.) in modo da rendere le operazioni di chiusura fluide e spedite.
L’ultimissima cosa è proprio un di più, ma di quelli importanti.
Servizi inclusivi
Se state organizzando un evento dedicato alle donne con l’obiettivo di fornire un’occasione di empowerment e di crescita personale dovete pensare all’ipotesi che queste donne siano donne sole ma con bambini al seguito, o anche accompagnate ma impossibilitate a lasciare i figli a casa.
Perché questo è il mondo in cui vivamo. Quindi sì, a volte una donna non ha scelta se non portarsi i figli dietro e se il vostro obiettivo è aiutarla ad avere delle scelte in futuro dovete aiutarla prima di tutto ora che non le ha.
Incidentalmente la donna con figli al seguito è anche quella a cui interessano meno i fronzoli, i gadget, i cotillons, quella di cui vi guadagnerete l’amore incondizionato se le dite:
- sì, puoi portarti i bambini e c’è una baby sitter che li fa giocare in uno spazio dedicato a loro mentre tu ascolti gli interventi senza essere disturbata
- sì, puoi allattare, cambiare il pannolino ai pupi e dargli da mangiare, perché abbiamo attrezzato un’area tranquilla e riservata con un fasciatoio, un frigo e un forno micro-onde
- sì, sei la benvenuta anche col passeggino perché abbiamo attrezzato un lato del guardaroba apposta
Insomma, “sì, mi interessano davvero i tuoi problemi e il tuo destino e lo dimostro dedicando una parte del budget a semplificarti la vita già oggi”.
A volte basta davvero poco, no?
Immagine di copertina di Håkon Sataøen/Unsplash.