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cose di eventi

Convegni online, cosa non deve mancare

Febbraio 12, 2021 da Barbara

babepi | conferenze virtuali

Questo blog post è una riscrittura fedele di un mio post storico, applicato agli eventi online. Se non hai ancora letto l’originale, questo è un ottimo momento per recuperare, visto che cercherò per quanto possibile di evitare ripetizioni.

Come in quel caso, anche in questo post ho cercato di assembleare un vademecum di spunti pratici e di buon senso, da applicare da subito per organizzare convegni e grandi eventi online che si traducano in un’esperienza soddisfacente e fin piacevole per chi partecipa.

Anche questa volta, l’ordine con cui affronterò i diversi aspetti non è da considerarsi gerarchico, ma semplicemente riflette il percorso di accesso dei partecipanti, mescolando l’esperienza di pubblico e relatori.

Compenso per le/i relatrici/tori

Partiamo ancora da qui, perché da quel che vedo in giro il principale rischio connesso alla virtualizzazione degli eventi (come del lavoro) è proprio la svalorizzazione dei contenuti proposti.

A scanso di equivoci, rimane valido quanto già detto: preparare e presentare un intervento a qualsiasi evento è un lavoro. E come a ogni lavoro, anche a questo deve corrispondere una forma di retribuzione.

Non fraintendermi, è evidente che innumerevoli fattori concorrono a rendere sempre più difficile retribuire chi parla a eventi virtuali:

  • in condizioni di budget ristretti è più difficile trovare sponsor per gli eventi (se hai un’azienda, sono assolutamente certa che da marzo 2020 a oggi in almeno una tua riunione si è parlato di reindirizzare il budget eventi sul budget della pubblicità online);
  • l’offerta di contenuti online gratuita è talmente ampia ora che quasi tutti virtualizzano eventi e formazione, che il pubblico è sempre meno disposto a versare quote per il biglietto di un evento virtuale, quindi i fondi scarseggiano;
  • eppure servono ancora tanti soldi per organizzare bene un evento online (vedi alle voci logistica);
  • non ci sono più spese vive che chi parla deve sostenere, niente spese di viaggio, di vitto e alloggio da rimborsare, l’ultimo baluardo psicologico su cui fare leva con chi organizza eventi.

Quindi, che fare? Tanto per cominciare parliamone.

Non c’è nulla di peggio che cominciare a dare per scontato che chi interviene lo faccia gratis.

Chi organizza eventi non abbia paura ad ammettere di non avere budget, lo dica chiaramente, e poi pensi bene a cosa può offrire in cambio. Senza ripetermi nei dettagli, è ancora accettabile compensare in:

  • informazioni. I dati del pubblico, se acquisiti in modo legalmente corretto e completo, possono essere per chi parla una risorsa a cui attingere per le proprie iniziative di marketing;
  • visibilità reale. Quella dimostrata da un media kit che specifichi a quale pubblico si comunicherà l’evento, e da un piano di investimenti pubblicitari trasparente.

Basta farlo con cura e onestà e non dare per scontato che chiunque accetti le condizioni che proponi.

Logistica

Per un evento virtuale la logistica è esclusivamente digitale e si articola in due forme: le mail e gli strumenti di videoconferenza.

Per quello che riguarda le email punta all’efficienza:

  • invia solo quelle strettamente necessarie, senza abusare del mezzo per vendere servizi/prodotti collaterali;
  • scrivile bene, senza errori, e con un linguaggio adeguato al target dell’evento per accorciare da subito le distanze e far sentire chi partecipa già accolt*. La customer experience di chi parteciperà comincia molto prima dell’inizio del tuo evento, assicurati quindi che sia priva di intoppi e di dubbi;
  • verifica che ogni email riporti le informazioni salienti per partecipare all’evento in modo che saltino agli occhi, ricordati che non è detto che chi partecipa usi l’ultima mail che hai inviato per accedere;
  • non dimenticare le email da inviare a chi parlerà all’evento, che devono contenere tutte le informazioni fondamentali (di nuovo, scritte in modo chiarissimo) per poter partecipare alla videoconferenza, e essere inviate per tempo.

Gli strumenti di collegamento, in buona sostanza la piattaforma usata per la videoconferenza, dovrà essere ben organizzata e facile da usare per chiunque.

Purtroppo nessuno si aspetta completa accessibilità (già era difficile averla agli eventi in presenza) ma questo non deve giustificare puntare al ribasso. Se ne hai la possibilità investi in un servizio di sottotitoli e rendi disponibili i materiali fondamentali in formati diversi.

Al minimo fai che sia immediatamente chiaro come:

  • accendere e spegnere il microfono se è previsto il contributo del pubblico;
  • fare domande a chi parla;
  • scaricare eventuali materiali.

Soprattutto assicurati di investire in una piattaforma solida e ben costruita.

Non dimenticare le prove.

Affinché l’esperienza sia il più fluida possibile assicurati di fare provare lo strumento a tutte le persone che dovranno parlare/presentare, testando tutte le funzioni che dovranno usare almeno qualche giorno prima.

Prepara in anticipo tutti gli script necessari per poterli provare e per avere già a disposizione qualsiasi testo tu debba caricare durante l’evento.

Un consiglio: preparati anche le istruzioni per aiutare il pubblico a risolvere problemi di visualizzazione/ascolto. Sì, anche se le istruzioni sono fornite già anche dalla piattaforma.

Segnale forte

Sembra scontato, eppure con un palco remoto garantire un buon segnale è difficilmente sotto il controllo di chi organizza l’evento. Le opzioni sono solo due:

  1. raccogliere tutt* i/le relatori/relatrici in un’unica location di cui si può garantire la connettività (ovviamente con tutto quello che comporta in termini di norme di sicurezza anti-Covid e spese di viaggio ecc), alla fine è tranquillamente possibile nel rispetto delle restrizioni in vigore;
  2. organizzare test di connettività con ciascun* per verificare la potenza di banda.

Quale che sia la tua scelta vale la pena ricordare che il pubblico darà la colpa a te per qualsiasi malfunzionamento, anche se non ci puoi fare nulla 😅

Welcome pack agli iscritti

Ha ancora senso che ci sia? La risposta è un sonoro sì! Solo che per un evento virtuale la semplificazione della UX e la chiarezza si devono moltiplicare.

Per esempio, non solo il programma della giornata deve essere chiaro, completo e aggiornato e arrivare dritto nell’inbox di ogni partecipante, ma l’ideale sarebbe che ogni intervento o evento interno fosse inseribile separatamente nel calendario elettronico del/la partecipante.

Se è vero che siamo quasi tutt* a casa, non è detto che vogliamo passare l’intera durata dell’evento di fronte allo schermo del computer. Anzi, uno dei vantaggi degli eventi virtuali è proprio di poter ascoltare solo gli interventi che ci interessano, facendo stare altre attività nelle pause.

E se nel pacco di benvenuto tu avresti inserito gadget e/o buoni sconto? Virtualizza tutto quello che puoi ma cerca di riservare una piccola quota di budget per mandare qualcosa di fisico a chi ha comprato un biglietto. Come testimonia il Freelancecamp, basta ‘poco’ per fare la differenza.

Puntualità e pause

Anche se non ci sono treni da prendere, spazi da liberare o catering da ingaggiare è fondamentale che tu assicuri la puntualità degli interventi e il giusto ritmo tra impegno e relax.

Questo significa progettare un calendario in cui ogni 50 minuti circa ci sia uno stacco e in cui ci sia spazio per una pausa pranzo. Ricorda che è molto più difficile mantenere attiva l’attenzione di fronte allo schermo e senza il supporto della comunicazione paraverbale. In videoconferenza ci stanchiamo tutti di più e anche se chi parla si alterna non puoi aspettarti che dall’altra parte dello schermo il pubblico resti collegato per ore di fila.

Evita però l’impatto dello schermo nero, prepara in anticipo dei caroselli di immagini e un accompagnamento musicale (dei quali devi avere i diritti, ovviamente 😈) che tengano intrattenuto il pubblico anche quando il palco non è attivo.

Rappresentatività

Questa voce non era presente nel post originale, ma di fronte all’emergenza globale rispetto alla sparizione delle voci femminili e delle minoranze, ho capito che dovevo parlarne. La pandemia ha spazzato via dai luoghi di lavoro una quantità impressionante di donne, spinte dall’immortale patriarcato a farsi carico del lavoro di cura non più sostenuto dai servizi pubblici chiusi per lockdown.

E neanche gli eventi virtuali sembrano avere spazio per le donne, che magari fanno dirette sui propri profili Instagram ma non trovano spazio nei palinsesti ufficiali (forse Clubhouse cambierà questo stato di cose? Io lo spero, ma ci conto il giusto). Chiariamoci: questa cosa deve cambiare.

Se organizzi un evento devi porti il problema di offrire un palco rappresentativo non della tua bolla, ma delle persone competenti sul tema, in tutte le loro sfaccettature. Questo significa, a meno che il tema non sia “l’esperienza di avere un pene”, fare in modo di avere donne e uomini presenti in numeri simili.

Scrivi agli esperti che conosci per sollecitare nomi di colleghe che condividono il loro campo; se inviti un’azienda assicurati di esplicitare nell’invito che ti aspetti vengano proposti nomi femminili oltre che maschili. Se l’azienda non ha rappresentanza femminile a livello di management valuta se sostituirla con un’altra azienda ospite. Promuovi una convocazione inclusiva, con un linguaggio che espliciti il tuo impegno ad assemblare un palco che rifletta ALMENO una dignitosa alternanza di genere.

Siamo nel 2021, puoi avere un evento roboante con segnale perfetto, ma se sul palco vedo solo uomini hai fallito. A meno che ovviamente non stiamo parlando dell’esperienza di avere un pene.

Foto di copertina di Darth Liu via Unsplash.

Archiviato in:cose di eventi

Eventi virtuali e ibridi per negozi fisici

Ottobre 2, 2020 da Barbara

babepi virtual events in-store

Tradizionalmente in autunno-inverno, per chiunque abbia un punto vendita si apre la stagione degli eventi per portare nuov* acquirenti in negozio e assicurarsi il loro shopping natalizio.

Come fare a trarre il massimo da questo periodo, convivendo con una seconda ondata di Covid-19? A prescindere dal colore della zona in cui ti trovi e da eventuali lockdown (locali o nazionali)? Che ti piaccia o no, questa è la realtà con cui fare i conti nel 2020.

Ci penso da alcuni mesi, e se sei iscritt* alla mia newsletter (la versione con consigli di marketing lifestyle) ti ricorderai i primi consigli a luglio. Oggi finalmente raccolgo tutte le idee in un unico vademecum dedicato soprattutto ai negozi indipendenti.

La mia proposta è ripensare i tradizionali eventi in-store con modalità flessibili che integrino reale e virtuale.

Se tra ottobre e dicembre avevi in programma di presentare uno nuovo marchio o nuovi prodotti nel tuo negozio con un bell’evento, ripensalo già da ora come un evento virtuale. Con qualche semplice accorgimento potrai sempre aggiungere una parte “in presenza” se la pandemia lo permetterà.

La cosa più importante è che affronti l’inziativa con lo spirito giusto.

Affronta il cambiamento con una logica di lungo periodo

Il grande motore che deve muoverti nell’organizzazione di un evento virtuale non è un ragionamento di compromesso temporaneo. Piuttosto merita una riflessione completa su cosa puoi fare per cambiare a lungo termine il tuo modo di fare eventi, in modo che siano efficaci e ti garantiscano un impiego efficiente delle tue risorse.

Non immaginare di tornare a una fantomatica normalità alla fine della pandemia. Progetta invece questa stagione come la prima di una nuova era in cui le persone modificheranno il proprio rapporto con il commercio e tu sarai in grado di servirle al meglio. Non è solo buon senso, è la risposta intelligente alle numerose indagini che i centri studi di marketing stanno svolgendo in questi mesi e che segnalano mutate abitudini nei consumatori e una tendenza a consolidare queste abitudini.

Ti allego qui solo uno delle decine di documenti che ho letto nei mesi scorsi, pubblicato da McKinsey in agosto: Meet the next-normal consumer. McKinsey e Oxford Economics hanno sottolineato che l’approccio ai consumi si sta dirottando verso:

  • maggiore ricorso al commercio elettronico;
  • preferenza a marchi noti e conosciuti;
  • minore frequenza d’acquisto con maggiori quantitativi per acquisto;
  • tendenza a scegliere negozi più vicini a casa;
  • maggiore importanza data alla sostenibilità.

Il futuro è già qui

Questo non significa che i tuoi clienti non torneranno più a trovarti in negozio. Più probabilmente tenderanno a farlo meno e solo se saprai mantenere attiva con loro una relazione soddisfacente anche in quei periodi in cui non possono raggiungerti fisicamente. Non a caso nello stesso studio trovi una statistica riguardante l’Italia che fa pensare. Il 60% delle persone hanno comprato online in questi mesi, ma meno del 10% ha trovato l’esperienza soddisfacente, facendo supporre che non necessariamente continueranno a farlo in futuro.

Se anche tu volessi resistere psicologicamente a questa visione di futuro (insomma, se vuoi viaggiare col prosciutto sugli occhi ancora per qualche mese) organizzare eventi virtuali ha vantaggi innegabili per un negozio fisico:

  1. ti permette di raggiungere persone più lontane nello spazio, che prima si rammaricavano di non poter essere parte dei tuoi eventi;
  2. ti aiuta a superare la capacità ridotta dello spazio fisico che hai a disposizione in negozio.

Gli obiettivi non cambiano, si evolve solo la modalità

Se hai bisogno di altre rassicurazioni, sappi che cambiare il modo di fare eventi non vuol dire rinunciare ai tuoi obiettivi. Puoi ancora fare eventi per attirare nuovi potenziali clienti, per fidelizzare quelli esistenti, per lanciare un prodotto.

Insomma, non cambiano le tue esigenze, ma sei tu che scegli una modalità diversa di coltivare la relazione con la clientela che vuoi attrarre e conservare. Proprio come è successo nelle “televendite” organizzate dal concept store ila malù a Brescia. Originariamente andate “in onda” nelle storie di Instagram, le puoi ancora vedere su IGTV. Sono uno splendido esempio di come ricreare l’atmosfera e la relazione esistente in negozio anche a distanza.

Tutto quello che ti serve per organizzare un evento virtuale per il tuo negozio

È possibile che il passaggio agli eventi virtuali ti spaventi perché non hai organizzato un ecommerce. Certo, averlo può semplificare di molto l’acquisto a distanza anche con la tua clientela abituale, ma non è fondamentale in questa fase.

Gli ingredienti base per organizzare eventi virtuali in negozio sono solo tre:

  1. una solida presenza online con un sito web anche piccolo ma ben costruito (quindi strutturato con una logica SEO, per farti trovare facilmente) e con una pagina Google My Business da tenere aggiornata e monitorata. Per questa concentrati soprattutto su tre contenuti: i tuoi recapiti, orari aggiornati e monitoraggio delle recensioni;
  2. un profilo social dotato di strumento “Diretta” e idealmente di un catalogo prodotti. L’opzione più ovvia al momento è Instagram, ma valuta in base al tuo bacino di clientela se Facebook non possa essere più efficace. È soprattutto una questione generazionale, ma vale sempre la pena fare un’indagine tra la tua clientela per capire quale arena frequenta;
  3. ‘vantaggi’ digitalizzabili. Per attirare le persone al tuo evento devi offrire valore (non importa che sia un corso, uno sconto o un regalo), quindi assicurati che questo valore sia erogabile anche in forma virtuale. Potresti offrire una consulenza in video (come già dal primo lockdown ha cominciato a fare Trinny London), un codice sconto utilizzabile anche per acquisti online/da remoto, persino un pacco dono fisico.

Le risorse utili

Sistemati gli elementi fondamentali per realizzare l’evento, ci sono poi alcune risorse che possono fare la differenza tra la sua riuscita e… be’ scarsi risultati!

Eccone qui alcune a cui pensare fin da ora:

  • una fotocamera di qualità con treppiedi, per esempio uno smartphone di nuova generazione. Ma se l’evento richiede che tu ti muova prevedi di avere anche una persona che ti filmi magari con uno stabilizzatore;
  • un microfono lavalier per assicurare una buona comprensione di ciò che dici. Anche qui potrebbero bastare gli auricolari dello smartphone;
  • un sistema di raccolta dati in regola con il GDPR. Dovrebbe essere semplice da usare e accessibile sia online (per chi si iscriverà da remoto) sia in negozio. Per esempio potresti creare una landing page associata al tuo sito. Di persona puoi farla compilare su un tuo tablet; a distanza puoi condividerla come link che invii su Whatsapp o tramite QR code. Attenzione che farai foto o registrazioni il consenso di chi partecipa deve includere anche l’uso delle immagini.

Se devi comprare apparecchiatura tecnologica basica e non sai dove cominciare, Veronica (Spora) ha da poco pubblicato una selezione molto completa e utile su Amazon.

Integrazione tra reale e virtuale

Se ci hai fatto caso, tutti i consigli che ti ho fornito finora si prestano sia ad eventi esclusivamente virtuali, sia ad eventi in negozio che permettono anche la partecipazione da remoto.

Mi sembra una buona idea continuare a ragionare in questa forma ibrida, perché magari oggi nella tua regione i negozi sono chiusi e quindi puoi solo condurre un evento da casa. Ma tra due settimane potresti riaprire le porte e avere alcuni tuoi clienti abituali residenti in comuni con lockdown locali.

Tutti gli eventi utili a un negozio indipendente possono essere riformulati con queste identità ibrida:

  • presentare una nuova collezione (e/o nuovi prodotti) a 15 dei tuoi migliori clienti e mandarla in streaming per tutti gli altri;
  • offrire una vendita esclusiva a tempo (con prezzi riservati ai clienti registrati all’evento) contemporaneamente in negozio e sul tuo ecommerce;
  • farti conoscere da nuovi clienti con una partnership con i negozi della tua strada, mettendo in comune le liste clienti (se hanno rilasciato il consenso adeguato) e organizzando un workshop. Anche questo evento può avvenire a numero chiuso in negozio e ripreso in diretta sul tuo canale Instagram.

E così via. Per renderti la vita più semplice ecco un esempio.

Come integrare la presentazione di nuovi prodotti

L’artigiano del quale vendi la bigiotteria in esclusiva per la tua città ha una nuova linea di gioielli. È dedicata al virus e riporta la sua forma minacciosa su monili ironici e colorati (l’idea è disponibile per chi vuole farla propria, ma per favore citatemi!). Come lanciarla adeguatamente?

Prima di tutto predisponi il lancio online, creando in anticipo:

  • una pagina di presentazione sul tuo sito;
  • una pagina di prodotto per ogni monile sul tuo ecommerce;
  • o in alternativa sul tuo catalogo Facebook/Instagram.

Scatta ogni singolo monile in un punto riconoscibile del tuo negozio e compila le schede prodotto in modo che possano sopperire alla mancanza di esperienza tattile. Quindi mostra chiaramente le proporzioni nelle foto, scrivi con cura le dimensioni di ogni pezzo, raccontane ogni sfumatura di colore, materiale e finitura.

Organizza la presentazione per una domenica mattina e prevedi l’accesso solo su registrazione. In questo modo non ti priverai del traffico del sabato (se il DPCM del momento ti consente di aprire) e avrai l’occasione di raccogliere i dati delle persone interessate per eventuali comunicazioni future. Proprio come dovresti fare sempre in negozio.

Predisponi un codice sconto speciale e a tempo per la durata dell’evento (o della giornata dell’evento), che comunicherai esclusivamente a chi partecipa (o a chi si iscrive, se preferisci).

Durante e dopo

Durante l’evento assicurati di filmare al meglio i monili in movimento, mentre vengono provati (anche solo da te), combinati con altri accessori, per dimostrare come ‘vivono’. Garantisci in ogni momento un’esperienza sicura e igienica a chi entra in negozio.

Arruola parenti e amici e accetta ordini via telefono o Whatsapp, se non hai un ecommerce attivo. Appena termine l’evento mettiti all’opera con l’impacchettamento (con soluzioni che limitino sprechi e inquinamento) e la consegna.

La settimana successiva manda una nota di ringraziamento a tutte le persone che hanno partecipato. Basta un messaggio email o Whatsapp, ma una cartolina cartacea farà la differenza. Il messaggio sarà davvero semplice e disinteressato: “grazie di aver partecipato, ora sei a tutti gli effetti parte della squadra/tribù/famiglia del negozio”. Includi uno sconto minimo ma a lunghissima scadenza (tipo il 5% fino a tutto il 2021, ma decidi l’importo perché sia sostenibile per il tuo bilancio), oppure una pin con il logo del negozio.

Anche se tu dovessi condurre l’intero evento da casa ti sarai assicurat* vendite e clienti affezionati!

Photo by Markus Spiske on Unsplash

Archiviato in:cose di eventi Contrassegnato con: negozi fisici

Convegni, cosa non deve mancare

Novembre 9, 2018 da Barbara

diario di babepi | convegni

Organizzare eventi in qualche forma è una caratteristica degli esseri umani dalla notte dei tempi. Come dopo queste migliaia di anni di civilizzazione (e poco più di un secolo di accelerazione vertiginosa) ancora sia possibile farlo con approssimazione e totale inconsapevolezza dei bisogni basici dei propri ospiti… è uno di quei misteri che mi attanaglia almeno un paio di volte l’anno. Cioè quando partecipo a convegni seriamente carenti sul lato organizzativo.

In Internet si trovano infiniti articoli su come organizzare eventi aziendali correttamente, cosa non deve mancare, e così via. Ma ho sempre la sensazione che siano la versione Bignami di qualche manuale “Eventi come comunicazione aziendale”. Raramente leggo semplici vademecum sulle minuzie pratiche, così negli ultimi due anni ho preso appunti di tutte le piccole cose facili da risolvere che però avrebbero cambiato la mia esperienza di spettatrice (o relatrice) da francamente mediocre a splendida.

Ho messo in ordine gli argomenti secondo il percorso di accesso dei partecipanti, mescolando l’esperienza del pubblico con quella dei relatori, nel caso non fosse chiaro.

Compenso per i relatori

Parliamoci chiaro, preparare e presentare un intervento a qualsiasi evento è un lavoro. Come tale deve avere una chiara retribuzione, non necessariamente espressa in denaro contante o bonifico, ma anche risultato indiretto dalla presentazione stessa.

Questo significa che quando si manda in giro una request for papers/talks questa dovrebbe chiaramente includere i termini del compenso.

Se sono indiretti dovrebbe essere chiaro come l’intervenuto potrà goderne:

  • acquisendo i dati dei partecipanti; 1200 persone partecipano all’evento, ma se il relatore non ha accesso ai dati di queste persone o anche solo a un’analisi statistica precisa su di loro, la loro mera presenza non è sufficiente a garantire un ritorno d’investimento sull’intervento
  • raggiungendo il pubblico di interesse; la reach delle campagne di social media marketing (intesa come numero crudo), se non è supportata da un media kit che ne determina la composizione e i comportamenti, di per sé non è un indicatore e non offre strumenti al relatore per valutare se la sua presenza al convegno raggiungerà il suo pubblico d’interesse
  • conoscendo persone interessanti e utili al proprio lavoro; un elenco degli ospiti di spicco e degli altri relatori è fondamentale per poter valutare le potenzialità di networking di un evento

Ovviamente, se il modello organizzativo dell’evento prevede che i relatori intervengano in cambio della visibilità offerta dall’evento, questa deve essere un impegno concreto degli organizzatori. Una campagna di marketing e social media marketing seria è fondamentale.

Quale che sia la scelta che fate, nella pianificazione economica dell’evento dovreste provare a prevedere la copertura delle spese di viaggio e alloggio (se necessario) per i relatori.

Parcheggio e mezzi pubblici

Raggiungere l’evento è la conditio sine qua non per partecipare, quindi sarebbe bene che la quantità e accessibilità dei parcheggi e i collegamenti coi mezzi pubblici fossero uno dei primi aspetti da esaminare quando si sceglie una location. Per chi lavora negli eventi e in particolare in location scouting queste sono tra l’altro informazioni da includere sempre nelle schede descrittive delle location.

Indicazioni chiare dovrebbero essere incluse da subito nel sito (o pagina) Internet dell’evento. Le fondamentali sono:

  • elenco dei mezzi pubblici disponibili per raggiungere la location, prezzo e informazioni per procurarsi i biglietti
  • itinerario stradale dalle più vicine uscite autostradali (non servono quelle dalla stazione, da cui presumibilmente si prende un taxi)
  • quantità di posti auto disponibili in loco. Se questa è inferiore alla capienza della location bisogna segnalarlo chiaramente
  • posizione, costi e capienza di ulteriori aree di parcheggio nelle vicinanze
  • indicazioni chiare ed esaustive per l’accessibilità di chi ha difficoltà motorie (parcheggi in prossimità dell’ingresso con passaggi pedonali pavimentati e rampe, ascensori). Questo significa che se l’accessibilità dello spazio non è totale bisogna segnalarlo chiaramente da subito. Sarebbe bellissimo che l’evento fosse accessibile nella sua interità, ovviamente

Se in qualsiasi momento prima dell’evento le condizioni di raggiungibilità e/o parcheggio dovessero subire variazioni è necessario aggiornare rapidamente le informazioni pubblicate online (con sottolineature che attirino l’attenzione) e comunicarlo tramite i principali canali social dell’evento.

Volete poi farci un figurone? Incentivate la mobilità sostenibile proponendo soluzioni di car sharing e car pooling e invitando i visitatori a lasciare a casa l’auto.

Segnaletica

La segnaletica minima disponibile dovrebbe guidare l’itinerario del visitatore dal parcheggio fino a tutte le aree che lo interessano (registrazione, guardaroba, toilette, bar/zone ristoro, sale conferenze).

Se sapete in anticipo che la maggior parte dei visitatori raggiunge la location coi mezzi pubblici vale la pena accordarsi con i servizi affissione del Comune per inserire segnaletica anche in prossimità delle fermate degli autobus/tram/metropolitana.

Se i partecipanti sono numerosi prevedete diversi banchi di registrazione con un/a steward/hostess ciascuno e un cartello chiaro che indica come devono disporsi gli ospiti (per iniziale del cognome, per status, ecc). Se volete farvi amare prevedete anche dei percorsi obbligati per la fila che si andrà a creare, con tempi stimati di percorrenza.

Indicazioni chiare relative a postazioni di ricarica e wi-fi sono un bonus. Ma hanno il valore aggiunto di scaricare il lavoro degli/delle steward/hostess che così non dovranno rispondere alla stessa domanda duecento volte nella prima ora di registrazione.

Welcome pack agli iscritti

Ogni partecipante (che sia relatore o pubblico) dovrebbe ricevere al momento della registrazione un pacchetto che include:

  • programma completo e aggiornato della giornata (quindi evitate grafiche elaborate e puntate su un documento chiaro che possiate stampare anche la mattina stessa, nel caso)
  • una mappa della location con evidenza sulle aree di interesse
  • indicazioni chiare sui pasti. Se sono offerti queste informazioni includono: posizione area ristoro, orari, menù, note chiare per le alternative dietetiche disponibili (almeno per celiaci, allergici, vegetariani). Se i pasti non sono inclusi nella giornata è necessario fornire un elenco dei luoghi dove è possibile procurarseli

Prese in sala

È inutile che ci prendiamo in giro, al giorno d’oggi chiunque viaggia con almeno due dispositivi elettronici e con ogni probabilità ne userà almeno uno per l’intera durata dell’evento. È quindi fondamentale che la location abbia a disposizione diverse prese di corrente sia nelle aree comuni sia in sala. Laddove queste siano carenti attrezzatevi in anticipo con prolunghe e multiprese da fare installare e mettere in sicurezza ai tecnici dell’evento.

WiFi dedicato

Lo stesso discorso delle prese vale per il WiFi che può non essere indispensabile per seguire correttamente l’evento, ma che fornisce un’eccezionale opportunità di comunicazione per chi lo organizza e permette di raggiungere con i contenuti dell’evento una platea molto più ampia. Insomma è diventato una necessità.

Chi partecipa all’evento molto probabilmente ne segue le informazioni via Twitter o vuole condividere ciò che impara/sente con il proprio pubblico. Ma un facile accesso alla rete è utile anche per esplorare approfondimenti, mantenere attiva la propria giornata di lavoro tra un intervento e l’altro, modificare i propri piani di viaggio.

Certo, ormai tutti hanno un piano dati sui propri dispositivi, ma offrire un WiFi dedicato nella location dell’evento vi permette di:

  • sopperire ad eventuali carenze di copertura del segnale (cosa assai comune in molte location per eventi)
  • garantire la connessione completa anche a chi ha piani dati limitati

Offrire l’accesso a una rete WiFi non vuol dire semplicemente fornire un account completo di password al momento della registrazione (per evitare lunghi processi di registrazione agli ospiti) ma assicurarsi che questo sia dimensionato per accogliere il volume di accessi e traffico dei partecipanti.

Puntualità degli interventi

Gli interventi devono essere puntuali. Punto. A maggior ragione se l’evento si articola su più sale e il pubblico può avere interesse a spostarsi da sala a sala secondo un percorso tematico.

Questo significa che almeno una persona per sala deve essere costantemente dotata di telefono per monitorare gli arrivi dei relatori e se necessario spostare l’ordine degli interventi avvertendo prontamente i colleghi delle altre sale e il personale nell’area registrazione. Non devono esserci momenti morti e il pubblico deve poter scegliere se rinunciare a un intervento o spostarsi di sala in conseguenza di un cambio di ordine del giorno.

Coffee break

La pausa caffè, di tutti gli elementi di questo elenco, è forse quello più sacrificabile. Intendiamoci, caffè (ma possibilmente anche opzioni deca e tè) bisogna che ce ne sia disponibile da qualche parte nell’arco della giornata. Ma non è fondamentale che lo offriate voi.

Quello che però è fondamentale è che non sia in vendita a €2 nell’unico bar presente in zona (come si dice in questi casi? #truestory). Soprattutto se il bar è interno alla location, quindi destinazione sicura di tutti quanti i partecipanti all’evento, almeno un paio di volte nella giornata. Fatevi furbi e stringete un accordo con il bar per calmierare il prezzo del caffè per i partecipanti all’evento, magari portandolo a €1. In cambio potete offrire al bar la menzione su tutta la comunicazione dell’evento.

Però, se vogliamo essere onesti, avendo un budget limitato, è sempre meglio scegliere di offrire un coffee break esteso agli ospiti piuttosto che il pranzo. In parte perché il pranzo è qualcosa che è facile portarsi da casa, volendo. Ma anche perché il momento della pausa pranzo è per molti l’occasione per allontanarsi, sgranchirsi le gambe, fare qualche telefonata, quindi difficilmente gli ospiti sentiranno la mancanza di un servizio catering completo… del caffè invece sì. Ne sentirete tutti la mancanza.

Pranzo dedicato ai relatori e alle autorità

Relatori e autorità devono poter mangiare in modo efficiente e tranquillo, in modo da potersi preparare ai loro interventi. Per questo a loro il pranzo deve necessariamente essere offerto, in una zona riservata a loro e con tempi a loro dedicati.

Ciò significa che se avete previsto un servizio catering per tutti dovrete prendere accordi affinché siano dedicati tavoli, buffet e personale a relatori e autorità, in modo che questi non si trovino a fare la fila al buffet o non rischino di rimanere senza posti a sedere. Inoltre vi converrà raccogliere in anticipo le preferenze ed esigenze dietetiche di questi ospiti, in modo da rendere il servizio super efficiente per loro e per voi: se tutto è ben organizzato è sufficiente avere un cameriere ogni 10-5 persone.

Caffè incluso nel pranzo

Spero si sia capita l’importanza del caffè. Ecco, se proprio avete deciso di offrire il pranzo ma non il coffee break, allora tassativamente includete almeno un caffè nel pranzo. Al catering costa pochissimo (e sarà pure caffè da moka in thermos, spesso) e voi avrete fatto felici vostri ospiti!

Guardaroba rinforzato

Si sà, a partire da un certo orario gli ospiti cominceranno ad andarsene e al termine dell’ultimo intervento della giornata il picco sarà massimo. Per questo, da un’ora prima del termine dell’evento tutto il personale di assistenza alle sale dovrebbe essere dirottato sul guardaroba o sui servizi di accompagnamento all’uscita (indirizzare alle fermate dei mezzi, cominciare a chiamare taxi in anticipo se non c’è una fermata nelle vicinanze, ecc.) in modo da rendere le operazioni di chiusura fluide e spedite.

L’ultimissima cosa è proprio un di più, ma di quelli importanti.

Servizi inclusivi

Se state organizzando un evento dedicato alle donne con l’obiettivo di fornire un’occasione di empowerment e di crescita personale dovete pensare all’ipotesi che queste donne siano donne sole ma con bambini al seguito, o anche accompagnate ma impossibilitate a lasciare i figli a casa.

Perché questo è il mondo in cui vivamo. Quindi sì, a volte una donna non ha scelta se non portarsi i figli dietro e se il vostro obiettivo è aiutarla ad avere delle scelte in futuro dovete aiutarla prima di tutto ora che non le ha.

Incidentalmente la donna con figli al seguito è anche quella a cui interessano meno i fronzoli, i gadget, i cotillons, quella di cui vi guadagnerete l’amore incondizionato se le dite:

  • sì, puoi portarti i bambini e c’è una baby sitter che li fa giocare in uno spazio dedicato a loro mentre tu ascolti gli interventi senza essere disturbata
  • sì, puoi allattare, cambiare il pannolino ai pupi e dargli da mangiare, perché abbiamo attrezzato un’area tranquilla e riservata con un fasciatoio, un frigo e un forno micro-onde
  • sì, sei la benvenuta anche col passeggino perché abbiamo attrezzato un lato del guardaroba apposta

Insomma, “sì, mi interessano davvero i tuoi problemi e il tuo destino e lo dimostro dedicando una parte del budget a semplificarti la vita già oggi”.

A volte basta davvero poco, no?

Immagine di copertina di Håkon Sataøen/Unsplash.

Archiviato in:cose di eventi Contrassegnato con: assistenza clienti, organizzare eventi

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babepi è Barbara

Dal 1997 babepi è il nickname di Barbara Pederzini, cioè io. Dal 2009 lo uso per lavoro, per proporre consulenze, contenuti e formazione a piccole e grandi aziende.

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