
Questo blog post è una riscrittura fedele di un mio post storico, applicato agli eventi online. Se non hai ancora letto l’originale, questo è un ottimo momento per recuperare, visto che cercherò per quanto possibile di evitare ripetizioni.
Come in quel caso, anche in questo post ho cercato di assembleare un vademecum di spunti pratici e di buon senso, da applicare da subito per organizzare convegni e grandi eventi online che si traducano in un’esperienza soddisfacente e fin piacevole per chi partecipa.
Anche questa volta, l’ordine con cui affronterò i diversi aspetti non è da considerarsi gerarchico, ma semplicemente riflette il percorso di accesso dei partecipanti, mescolando l’esperienza di pubblico e relatori.
Compenso per le/i relatrici/tori
Partiamo ancora da qui, perché da quel che vedo in giro il principale rischio connesso alla virtualizzazione degli eventi (come del lavoro) è proprio la svalorizzazione dei contenuti proposti.
A scanso di equivoci, rimane valido quanto già detto: preparare e presentare un intervento a qualsiasi evento è un lavoro. E come a ogni lavoro, anche a questo deve corrispondere una forma di retribuzione.
Non fraintendermi, è evidente che innumerevoli fattori concorrono a rendere sempre più difficile retribuire chi parla a eventi virtuali:
- in condizioni di budget ristretti è più difficile trovare sponsor per gli eventi (se hai un’azienda, sono assolutamente certa che da marzo 2020 a oggi in almeno una tua riunione si è parlato di reindirizzare il budget eventi sul budget della pubblicità online);
- l’offerta di contenuti online gratuita è talmente ampia ora che quasi tutti virtualizzano eventi e formazione, che il pubblico è sempre meno disposto a versare quote per il biglietto di un evento virtuale, quindi i fondi scarseggiano;
- eppure servono ancora tanti soldi per organizzare bene un evento online (vedi alle voci logistica);
- non ci sono più spese vive che chi parla deve sostenere, niente spese di viaggio, di vitto e alloggio da rimborsare, l’ultimo baluardo psicologico su cui fare leva con chi organizza eventi.
Quindi, che fare? Tanto per cominciare parliamone.
Non c’è nulla di peggio che cominciare a dare per scontato che chi interviene lo faccia gratis.
Chi organizza eventi non abbia paura ad ammettere di non avere budget, lo dica chiaramente, e poi pensi bene a cosa può offrire in cambio. Senza ripetermi nei dettagli, è ancora accettabile compensare in:
- informazioni. I dati del pubblico, se acquisiti in modo legalmente corretto e completo, possono essere per chi parla una risorsa a cui attingere per le proprie iniziative di marketing;
- visibilità reale. Quella dimostrata da un media kit che specifichi a quale pubblico si comunicherà l’evento, e da un piano di investimenti pubblicitari trasparente.
Basta farlo con cura e onestà e non dare per scontato che chiunque accetti le condizioni che proponi.
Logistica
Per un evento virtuale la logistica è esclusivamente digitale e si articola in due forme: le mail e gli strumenti di videoconferenza.
Per quello che riguarda le email punta all’efficienza:
- invia solo quelle strettamente necessarie, senza abusare del mezzo per vendere servizi/prodotti collaterali;
- scrivile bene, senza errori, e con un linguaggio adeguato al target dell’evento per accorciare da subito le distanze e far sentire chi partecipa già accolt*. La customer experience di chi parteciperà comincia molto prima dell’inizio del tuo evento, assicurati quindi che sia priva di intoppi e di dubbi;
- verifica che ogni email riporti le informazioni salienti per partecipare all’evento in modo che saltino agli occhi, ricordati che non è detto che chi partecipa usi l’ultima mail che hai inviato per accedere;
- non dimenticare le email da inviare a chi parlerà all’evento, che devono contenere tutte le informazioni fondamentali (di nuovo, scritte in modo chiarissimo) per poter partecipare alla videoconferenza, e essere inviate per tempo.
Gli strumenti di collegamento, in buona sostanza la piattaforma usata per la videoconferenza, dovrà essere ben organizzata e facile da usare per chiunque.
Purtroppo nessuno si aspetta completa accessibilità (già era difficile averla agli eventi in presenza) ma questo non deve giustificare puntare al ribasso. Se ne hai la possibilità investi in un servizio di sottotitoli e rendi disponibili i materiali fondamentali in formati diversi.
Al minimo fai che sia immediatamente chiaro come:
- accendere e spegnere il microfono se è previsto il contributo del pubblico;
- fare domande a chi parla;
- scaricare eventuali materiali.
Soprattutto assicurati di investire in una piattaforma solida e ben costruita.
Non dimenticare le prove.
Affinché l’esperienza sia il più fluida possibile assicurati di fare provare lo strumento a tutte le persone che dovranno parlare/presentare, testando tutte le funzioni che dovranno usare almeno qualche giorno prima.
Prepara in anticipo tutti gli script necessari per poterli provare e per avere già a disposizione qualsiasi testo tu debba caricare durante l’evento.
Un consiglio: preparati anche le istruzioni per aiutare il pubblico a risolvere problemi di visualizzazione/ascolto. Sì, anche se le istruzioni sono fornite già anche dalla piattaforma.
Segnale forte
Sembra scontato, eppure con un palco remoto garantire un buon segnale è difficilmente sotto il controllo di chi organizza l’evento. Le opzioni sono solo due:
- raccogliere tutt* i/le relatori/relatrici in un’unica location di cui si può garantire la connettività (ovviamente con tutto quello che comporta in termini di norme di sicurezza anti-Covid e spese di viaggio ecc), alla fine è tranquillamente possibile nel rispetto delle restrizioni in vigore;
- organizzare test di connettività con ciascun* per verificare la potenza di banda.
Quale che sia la tua scelta vale la pena ricordare che il pubblico darà la colpa a te per qualsiasi malfunzionamento, anche se non ci puoi fare nulla 😅
Welcome pack agli iscritti
Ha ancora senso che ci sia? La risposta è un sonoro sì! Solo che per un evento virtuale la semplificazione della UX e la chiarezza si devono moltiplicare.
Per esempio, non solo il programma della giornata deve essere chiaro, completo e aggiornato e arrivare dritto nell’inbox di ogni partecipante, ma l’ideale sarebbe che ogni intervento o evento interno fosse inseribile separatamente nel calendario elettronico del/la partecipante.
Se è vero che siamo quasi tutt* a casa, non è detto che vogliamo passare l’intera durata dell’evento di fronte allo schermo del computer. Anzi, uno dei vantaggi degli eventi virtuali è proprio di poter ascoltare solo gli interventi che ci interessano, facendo stare altre attività nelle pause.
E se nel pacco di benvenuto tu avresti inserito gadget e/o buoni sconto? Virtualizza tutto quello che puoi ma cerca di riservare una piccola quota di budget per mandare qualcosa di fisico a chi ha comprato un biglietto. Come testimonia il Freelancecamp, basta ‘poco’ per fare la differenza.
Puntualità e pause
Anche se non ci sono treni da prendere, spazi da liberare o catering da ingaggiare è fondamentale che tu assicuri la puntualità degli interventi e il giusto ritmo tra impegno e relax.
Questo significa progettare un calendario in cui ogni 50 minuti circa ci sia uno stacco e in cui ci sia spazio per una pausa pranzo. Ricorda che è molto più difficile mantenere attiva l’attenzione di fronte allo schermo e senza il supporto della comunicazione paraverbale. In videoconferenza ci stanchiamo tutti di più e anche se chi parla si alterna non puoi aspettarti che dall’altra parte dello schermo il pubblico resti collegato per ore di fila.
Evita però l’impatto dello schermo nero, prepara in anticipo dei caroselli di immagini e un accompagnamento musicale (dei quali devi avere i diritti, ovviamente 😈) che tengano intrattenuto il pubblico anche quando il palco non è attivo.
Rappresentatività
Questa voce non era presente nel post originale, ma di fronte all’emergenza globale rispetto alla sparizione delle voci femminili e delle minoranze, ho capito che dovevo parlarne. La pandemia ha spazzato via dai luoghi di lavoro una quantità impressionante di donne, spinte dall’immortale patriarcato a farsi carico del lavoro di cura non più sostenuto dai servizi pubblici chiusi per lockdown.
E neanche gli eventi virtuali sembrano avere spazio per le donne, che magari fanno dirette sui propri profili Instagram ma non trovano spazio nei palinsesti ufficiali (forse Clubhouse cambierà questo stato di cose? Io lo spero, ma ci conto il giusto). Chiariamoci: questa cosa deve cambiare.
Se organizzi un evento devi porti il problema di offrire un palco rappresentativo non della tua bolla, ma delle persone competenti sul tema, in tutte le loro sfaccettature. Questo significa, a meno che il tema non sia “l’esperienza di avere un pene”, fare in modo di avere donne e uomini presenti in numeri simili.
Scrivi agli esperti che conosci per sollecitare nomi di colleghe che condividono il loro campo; se inviti un’azienda assicurati di esplicitare nell’invito che ti aspetti vengano proposti nomi femminili oltre che maschili. Se l’azienda non ha rappresentanza femminile a livello di management valuta se sostituirla con un’altra azienda ospite. Promuovi una convocazione inclusiva, con un linguaggio che espliciti il tuo impegno ad assemblare un palco che rifletta ALMENO una dignitosa alternanza di genere.
Siamo nel 2021, puoi avere un evento roboante con segnale perfetto, ma se sul palco vedo solo uomini hai fallito. A meno che ovviamente non stiamo parlando dell’esperienza di avere un pene.
