cose di organizzazione

È già dicembre e io mi sento più come se fosse novesemprembre, l’infinita stagione del nostro scontento. Non ho fatto l’albero di Natale (il suo posto è ora occupato da una delle postazioni di lavoro da remoto che abbiamo allestito in aprile), non ho creato decorazioni, non ho impacchettato regali. Soprattutto, sono in ritardo col piano editoriale di questo blog, che avevo già adattato e riadattato per fare spazio a imprevisti ed evenienze.

Ma ho una fiducia cieca nel potere taumaturgico delle routine, quindi mi sono seduta alla scrivania, ho rubato un’ora al piano della giornata e mi sono imposta di scrivere il post pre-vacanze e di fine anno che avevo in programma per oggi.

In origine volevo raccontarti nel dettaglio cosa farò nel mio personale retreat di fine anno, il 28 e il 29 dicembre prossimo. Quando ruberò del tempo alla mia famiglia per chiudermi in una stanza a lavorare sui bilanci del 2020 e la programmazione del 2021. È un’abitudine preziosa e se vuoi consigli su come imitarmi c’è un post su C+B che ne parla.

Poi però mi sono guardata intorno sul web e ho sentito di avere qualcosa di più utile da condividere, ovvero la mia lista di “no” per il 2021.

La lista delle cose che non voglio più vedere nella mia vita è una delle parti che preferisco nei miei esercizi di fine anno per la definizione degli obiettivi, e anche uno degli strumenti più utili, nel tenermi in carreggiata nel corso dell’anno.

Al contrario di quello che puoi pensare non è una lista negativa.

Al contrario presuppone da parte mia uno sforzo attivo per eliminare certi sentimenti, comportamenti, cattive abitudini e così via dalla mia vita.

Nel tempo ho cominciato a infilarci dentro anche ingiustizie sociali. In piccolo, perché come ho avuto modo di dire in una diretta su Instagram lunedì scorso, a 18 anni ho smesso di fare attivismo politico. Ora mi occupo solo di piccoli cambiamenti che posso agire nella mia minuscola sfera di influenza, attraverso il rapporto uno a uno e la cura della relazione con le persone che ne fanno parte.

Da adolescente era una scelta di necessità nata dalla prima intuitiva consapevolezza che:

1. non ho le energie emotive per sostenere una forma tradizionale di attivismo, o meglio, non sono disposta a pagare il prezzo che comporterebbe;
2. non sono in grado di gestire i compromessi necessari per agire in politica, avendo ben chiara una visione di insieme e allo stesso tempo tutte le sfaccettature di una situazione.

Nel tempo è diventata una decisione programmatica che onora le mie due priorità di vita principali:

1. coltivare il lusso di essere sé stesse, per me e per le persone con cui entro in contatto (o che entrano in contatto con me);
2. dedicare il meglio di me prima di tutto alle persone che amo e che mi amano.

In questo quadro, le voci della mia lista “il prossimo anno dico ‘no’ a” hanno cominciato negli ultimi tre anni ad arricchirsi di attivismi in miniatura.

Ecco quindi le due cose a cui dirò no nel 2021 per agire un cambiamento sociale.

Le frasi “Migliora”, “Diventa migliore”, “Fare meglio”

Sto parecchio attenta a non pronunciarle già da un paio d’anni, ma nel 2021 voglio proprio correggere gli altri quando le dicono e fare presente che dietro il concetto di ‘meglio’ applicato alle persone c’è un’implicito giudizio di inadeguatezza. C’è l’idea che ciò che siamo non sia abbastanza e debba essere cambiato per migliorare.

Incoraggio e incorragerò tutti a dire invece “sii la migliore versione di te stessa/o”, “fai quanto più ti è possibile”. Con affetto e indulgenza per i nostri difetti e stanchezze, che sono assolutamente normali e che non fanno di noi delle persone ‘sbagliate’.

Con questo piccolo gesto spero di contribuire a indebolire la grande industria mondiale dell’insicurezza (come la chiamo io), che guadagna milioni dal farci sentire inadeguati per venderci “soluzioni definitive” che hanno il solo effetto di tenerci in perpetuo stato di bisogno e rassicurazione.

Giudicare le persone dalle loro azioni

Al contrario, nel 2021 voglio sempre di più giudicare le azioni delle persone, riconoscendo che non sempre definiscono le persone che le compiono. E che spesso ciascuno di noi sta facendo il meglio che può in quel momento, anche quando sbaglia.

È un insegnamento che mi porto dietro da quasi quarant’anni, da quando mio padre mi citò una frase dal libro “Un ingenuo e sentimentale amante”:

Un uomo si giudica da quello che cerca, non da quello che trova.

John Le Carré

La verità è che tutti facciamo errori, a volte imperdonabili, ma non per questo secondo me dovremmo essere cancellati dalla faccia del pianeta o ridotti alla somma degli errori che compiamo. La nostra identità risiede molto di più, io credo, nei nostri valori, nelle nostre aspirazioni e nei sentimenti. E su quelli mi riservo di continuare a esercitare giudizi severi. Perché non sono certo una persona esente da difetti e uno di questi è proprio che giudico, o comunque traggo conclusioni.

Ma con un approccio diverso, che non condona errori gravi, né esonera ciascuno di noi dalla responsabilità delle conseguenze, spero di limitare la propagazione della cosiddetta “cancel culture” e di dare alle persone l’incoraggiamento che serve a superare gli errori e ricordarsi dei propri ideali.

Dal punto di vista mio personale invece, la lista dei “no” da dire nel 2021 è ancora in costruzione, ma ci sono tre punti fissi che mi porto dietro da tre anni e che ho già confermato anche per il 2021.

Si tratta di azioni spesso involontarie, anzi proprio di tre meccanismi di adattamento con cui tendo a reagire ai miei errori (reali o percepiti) e ai momenti in cui mi sento più esposta e vulnerabile.

Nel tempo ho scoperto che lasciarmi andare a queste strategie istintive, invece che aiutarmi a superare momenti di difficoltà mi blocca e mi impedisce di crescere. Così ora mi sforzo di riconoscerle per tempo e fermarle sul nascere.

Vergognarmi di quello che dico o faccio

Sono sempre stata pesantemente consapevole degli sguardi delle persone su di me, anche quando nessuno in realtà mi nota (ovvero nella stragrande maggioranza dei casi). Quindi ho questa convinzione innata che qualsiasi minimo errore, passo falso, gaffe o goffaggine venga visto e possa essere usato contro di me per dimostrare che non sono sufficientemente intelligente, assertiva ecc.

Razionalmente so che non solo raramente la gente si accorge degli errori che faccio, ma che soprattutto gliene frega davvero poco. Quando esco dalla macchina e ho il cappotto infilato nella cintura di sicurezza che mi ritrascina dentro e quasi cado… non c’è nessun pubblico interessato al punto da pensare “che tonna”. Ma il mio primo istinto è guardarmi intorno furtiva e cercare di apparire naturale mentre mi risistemo.

È una perdita di tempo e un condizionamento fastidiosissimo che ora combatto. Riconoscendolo quando arriva e scartando immediatamente il pensiero. Se l’errore è un po’ più grande e reale ci vuole più tempo a smontare il meccanismo, ma ho notato che se provo a rispondere alle domande “qualcuno ne soffre/soffrirà?” e “posso riparare?”, riesco a capovolgere il mio approccio e sentirmi meglio. E dire “no” a una vergogna francamente inutile.

Confrontarmi con altri

Se sono in difficoltà e ‘incontro’ qualcuno (nella vita o sui social) mi viene spesso istintivo misurare il mio stato reale con l’immagine che intercetto dello stato di quella persona. Succede il 95% delle volte sui social network, ed è per questo che li frequento il meno possibile, compatibilmente col lavoro e tutti gli stimoli positivi che comunque mi forniscono.

Sui social gira da tempo immemore la citazione

Comparison is the thief of joy.

Theodore D. Roosevelt

E infatti immancabilmente confrontarmi con altri mi porta a:

• sminuire tutti i miei traguardi (troppo miseri, nei campi ‘sbagliati’, arrivati tardi, ecc);
• perdere la motivazione sui progetti a cui lavoro (c’è sicuramente qualcuno più capace di me);
• pensare male degli altri (sicuramente l’hanno aiutat*, è tutta fuffa, è Instagram vs reality, ecc).

Insomma: energie negative, insicurezze e immobilismo. Tutto inutile e controproducente se già la situazione è difficile.

Dire a “no” al confronto significa prendermi invece il tempo per essere presente nel momento difficile e chiedermi “quali sono le cose importanti in questo momento?”. Avere per le mani questa lista, metterla in ordine di priorità, è un ottimo spunto per rimettermi in moto con proattività.

Evitare di affrontare temi e momenti difficili

Ebbene sì, come tutti anche io non amo sguazzare nelle cose complicate. Procrastino, evado, cerco di scappare, rimandare o proprio far finta che ciò che non voglio vedere… non esista del tutto. È deleterio e del tutto inutile perché le difficoltà rarissimamente si risolvono da sole.

Per fortuna, una delle prime cose che ho imparato in terapia è che spesso ciò che più ci spaventa è raramente così spiacevole come lo immaginiamo. Anzi, più evito di pensarci più nel retro della mente prende dimensioni e caratteristiche mostruose… ma quando poi lo affronto scopro che non era niente di ché. Quindi non solo ho perso tempo, ma mi sono anche esposta a stress inutile.

La mia psicologa mi ha insegnato a chiedermi “qual è la cosa peggiore che potrebbe succedere se affrontassi questa situazione?”. La risposta è raramente così grave che non sia meglio occuparmi subito della situazione e mettermela alle spalle, così difendermi dall’evasione mi aiuta a concludere molto di più nella vita.

Ci hai fatto caso? Ogni “no” sulla mia lista è davvero un modo per sentirmi meglio, dedicare più tempo a ciò che amo, risparmiare energie e alleviare lo stress. Spero che ti sia d’ispirazione per la tua lista di “no” per il 2021.

E buon anno. Comunque vada 💙

Foto di copertina di Giulia May/Unsplash.

Ogni anno ad agosto mi fermo (anche solo qualche giorno) e metto mano alla mia pianificazione personale e lavorativa per bilanci e previsioni dell’anno solare successivo. Quest’anno diverse persone mi hanno guardato strano quando l’ho fatto. Siamo in una pandemia, i numeri dei contagiati stanno tornando a salire in Italia, e come è tipico del COVID-19 lo fanno in maniera esponenziale…

Ha senso pianificare quando siamo nel vivo di una pandemia e non abbiamo idea di come si evolverà nei prossimi 18-24 mesi?

Il mio entusiastico sì di risposta non è una novità, se hai letto il mio post sul planning alla fine del 2018. Credo infatti che un cambiamento drammatico nella nostra vita richieda sempre un profondo reset dei piani in corso, da sostituire con nuovi e più adatti. La chiamo pianificazione situazionale ed è quella che ho messo personalmente in pratica nel 2020.

Perché secondo me è importante pianificare anche nei momenti di incertezza?

Ci sono tre ruoli fondamentali assolti dalla pianificazione, quando sei nel pieno del cambiamento e dell’indeterminatezza:

1. prima di tutto mettere mano alla pianificazione ha il beneficio di toglierti dall’approccio passivo in cui subisci gli eventi e di metterti almeno al timone delle tue reazioni. Anche psicologicamente, questo cambiamento da passività ad attività ti restituisce un senso di controllo forse non del tutto realistico ma certamente rassicurante. È spesso sufficiente a farti sentire meno “travolt*” e impotente di fronte a quello che succede;
2. la pianificazione è un allenamento da fare con regolarità, non una di quelle cose bellissime da fare una volta e poi più (scusa DFW). Più ti metti in un approccio di ‘prevenire è meglio che curare’, valutando in anticipo possibili scenari e le alternative possibili, meglio sarai in grado di reagire a nuovi stravolgimenti. Son sempre un po’ stupita di chi propone pianificazioni granitiche una tantum e vende “il metodo definitivo per organizzarsi”. Fidati di me, non c’è metodo che si adatti a qualsiasi situazione e persona, ma c’è un processo costante (e costantemente in evoluzione) che si consolida se lo tieni in allenamento.
3. Infine, il meccanismo stesso della pianificazione, che ti costringe a guardare le cose in prospettiva e valutare conseguenze e controindicazioni, restituisce un approccio analitico che stempera almeno in parte l’emotività sempre legata a tutti i grandi cambiamenti.

Come fare in pratica a pianificare nei momenti di incertezza?

Siccome non esiste un metodo unico che vada bene per tutti e in ogni momento, vorrei affrontare la questione con delle linee guida, piuttosto che delle risposte granitiche.

• Il punto da cui partire a pianificare nei momenti di incertezza è una posizione di indulgenza, verso te stess* prima di tutto. Vogliti più bene del solito, quando metti mano a pianificazioni nel bel mezzo della tempesta, concediti tanti errori, la possibilità di andare a vuoto più volte, ma soprattutto il lusso di aspettative ridotte. Si pianifica per semplificarsi la vita, non per aggiungere stress o complicazioni a un momento già difficile;
• Le aspettative ridimensionate però non dovrebbero riguardare soltanto la tua prestazione, ma anche gli impatti dei piani ben riusciti. Non vuol dire partire da un approccio di negatività o pessimismo, al contrario significa avere consapevolezza che le conseguenze sono ancora più difficili da controllare, in condizioni di incertezza diffusa e cambiamento costante;
• Per questo una pianificazione in tempi di incertezza richiede un cambio di prospettiva rispetto alla quotidianità. I piani che fai quando sei nel pieno di una crisi non hanno l’ambizione di portarti a destinazione, ma di traghettarti in acque più calme e possibilmente non troppo fuori rotta;
• Gli obiettivi si fanno piccoli e di breve-medio termine, contingentati e molto ben definiti. Ma sempre perfettamente allineati con i tuoi valori. Per fare un esempio, la pianificazione in tempi di incertezza non è quella che mette in cantiere la costruzione di una casa a mani nude ma quella che progetta il miglioramento della casa in cui vivi o la ricerca di una sostituzione in linea con le tue aspirazioni. Che sia chiaro, non vuol dire che in tempi di incertezza non sia possibile trovare l’occasione di costruirsi una casa. Può succedere, e se succede è sicuramente grazie a un approccio positivo di progettualità e a valle di tanti piccoli altri obiettivi raggiunti. Ma non è l’obiettivo con cui si dovrebbe partire.

Cosa non fare, in tempi di incertezza:

Abbandonare del tutto ogni pianificazione lasciandosi trascinare dagli eventi.

Parliamoci chiaro, se vivere alla giornata è l’unica cosa che riesci a fare va benissimo così. Non ha senso metterti sotto pressione per fare grandi piani se non ne hai la forza o la voglia. Ma anche le giornate possono essere pianificate, alla mattina per arrivare alla sera. In questo orizzonte temporale apparentemente piccolo e ininfluente c’è spazio per micro-obiettivi da affrontare a mente aperta e che ti possono regalare tutti i benefici della pianificazione di cui parlavo più sopra.

Cercare di portare avanti a tutti i costi un piano quando le condizioni sono palesemente cambiate.

È inutile e controproducente. E ti tiene proiettat* nel passato, in una posizione di rifiuto di quello che sta succedendo. La cattiva notizia è che gli eventi se ne infischiano che tu li rifiuti, proseguono comunque per la loro strada. Possiamo rimanere ferm* a dirci che speriamo di non ritrovarci più in un lockdown. È legittimo volerlo evitare. Ma non ha senso fare progetti a lungo termine come se non ci fosse la possibilità di un nuovo lockdown. Immagina di prenotare ora una vacanza a New York per Capodanno, perché è una tradizione di famiglia (ti invidio molto) e non ci vuoi rinunciare… Davvero pensi sia una buona idea?!

Affezionarti troppo a un metodo di programmazione e organizzazione.

Così come con i tuoi preziosissimi piani, anche con i metodi che usi per comporli devi avere un approccio flessibile e di apertura al cambiamento, a maggior ragione in tempi di incertezza. C’è una scena del film Pixar Cars 3 in cui la co-protagonista Cruz Ramirez usa il mantra “sono una nuvoletta paffuta” per ricordarsi di tenere una guida morbida, con le sospensioni rilassate per rispondere al meglio alla pista e alla gara. Ecco, “sono una nuvoletta paffuta” è un mantra perfetto per la pianificazione in tempi di incertezza 😊

Ma nel dettaglio, come si fa?

Posso dirti cosa ho fatto io in primavera e questo mese. Prendi ciò che senti possa adattarsi anche alla tua situazione e alle tue aspirazioni e ignora il resto.

Mi sono fermata e ho rimesso tutto in discussione.

L’abitudine a fermarsi e analizzare i dati (ipotesi iniziali incluse) è il principio più importante che cerco di trasmettere a chi intraprende con me un percorso di lifestyle design.

L’ho fatto a fine marzo-inizio aprile, dopo essermi concessa un mese per assorbire il colpo della pandemia (indulgenza, ricordi?). Ho ripreso in mano i miei piani personali concretizzati in macro-obiettivi e i miei piani professionali (che organizzo per trimestre) e ho rivisto le motivazioni che sottostavano a ogni decisione. Ogni obiettivo/piano non sostenuto da una motivazione ancora valida è andato in pausa.

Ho ridefinito le mie priorità.

Certo i miei valori di massima sono rimasti immutati, ma quando ti travolge una pandemia le priorità si ridimensionano drasticamente. Soprattutto si riducono.

Altra cosa che ripeto a chi fa un percorso di lifestyle design (fino alla nausea, lo ammetto) è il concetto che non ci possono essere infinite priorità. In ogni dato momento idealmente dovrebbero essere al massimo tre. Ma anche fossero di più è fondamentale che siano organizzate in un rigido ordine gerarchico. Non esistono priorità “a pari-merito”. Esiste la priorità numero 1, la numero 2, ecc. La numero 1 vince su tutto.

Bon, in tempi di pandemia le mie priorità sono proprio solo 3:

1. fare quanto in mio potere per non ammalarmi e affinché non si ammalino i miei cari;
2. prendermi cura di me;
3. continuare a crescere nel mio lavoro.

Il resto viene dopo, in ordine di importanza ovviamente. Ma dopo.

Ho fatto il punto della situazione.

È una cosa che faccio con regolarità, per me il lavoro di revisione della pianificazione è costante.

Lo faccio in piccolo ogni domenica e ogni fine-mese. Ogni domenica faccio una breve revisione della settimana precedente, verificando cosa è andato a buon fine e trasferendo le attività ancora in corso sulla settimana successiva, ma soprattutto segnandomi le BIG WIN, ovvero i successi personali (anche piccolissimi).

Ogni fine mese compilo poi una scheda di revisione in cui sottolineo sia i traguardi raggiunti sia ciò che non ha funzionato.

Da marzo ho migliorato molto la regolarità di queste fasi di revisione, mi ci attacco con grande trasporto e invece che fare semplicemente tesoro di quel che noto, uso le informazioni per fare continui aggiustamenti.

Ho creato una pianificazione agile.

Sarò onesta, è fine agosto e non ti so dire cosa farò in ottobre.

Non ho previsto nessun dettaglio. Ho buttato giù una traccia e dei macro-eventi nel resto dell’anno, ma ottobre è ancora libero. Settembre sarà un’incognita non da poco e uno dei lavori che è tentativamente previsto per ottobre potrebbe saltare se la pandemia peggiore sensibilmente.

Ma ho rivisto la mia settimana ideale (altro modello che cambia spesso ed è assurdo immaginare inciso nel marmo) e so cosa farò ogni giorno e che priorità avrò. Il resto lo costruirò una settimana alla volta, nella pianificazione settimanale della domenica.

Il mio invito per te è di provarci anche tu, coi tuoi tempi e le tue energie 😊