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assistenza clienti

Come creare una nuova esperienza per le clienti del vostro negozio fisico

Aprile 17, 2020 da Barbara

L’idea di questo post mi è venuta durante una rara uscita in tempi di distanziamento sociale. Prima che qualcuno chiami la polizia, ero in giro per fare la spesa e comprare le medicine a mia madre ultrasettantenne, indossavo mascherina e guanti e tenevo un bel paio di metri tra me e le rarissime persone che incrociavo.

Passeggiare per un centro storico con negozi chiusi mi fa riflettere su come viviamo i negozi anche nelle domeniche normali. Prima di tutto perché noto di più le vetrine, e poi perché ho tempo di esplorare il senso di mancanza e pensare a cosa vorrei poter fare, se i negozi fossero accessibili. In tempi di Coronavirus queste riflessioni hanno preso una piega diversa.

Quali interventi fare in un negozio fisico per permettere alle vostre clienti di viverlo in modo diverso?

Mentre camminavo per le vie vuote, le vetrine tutte uguali e un po’ banali mi sembravano un’occasione persa, i negozi piccoli mi veniva voglia di entrare e riorganizzarli a misura di distanza sociale, e così via. Ora che ci avviciniamo al momento di una parziale riapertura ho pensato fosse ora di condividere alcune di queste idee in forma un po’ più compiuta.

Ho tenuto solo le idee a costo zero (o quasi) che potete realizzare con quello che avete, soprattutto il vostro tempo e la relazione che avete costruito con le vostre clienti.

Allestite vetrine che parlano anche quando il negozio è chiuso

Cominciate a pensare alle vostre vetrine come al messaggio di segreteria telefonica che registravate anni fa: con la vostra voce, fornendo le informazioni salienti, cercando di personalizzarlo per farlo vostro, con il vostro tono di voce (che sia formale o spiritoso).

La vetrina, da ora in avanti più che mai, non dovrebbe semplicemente mostrare i prodotti stagionali che vendete voi come chiunque altro, ma dovrebbe ospitare:

  • pochi prodotti ben in evidenza;
  • scelti tra quelli che meglio rappresentano il vostro negozio, quindi quelli che avete selezionato come prodotti di punta e che le vostre clienti preferiscono comprare da voi;
  • scelti tra quelli che meglio soddisfano le attuali necessità delle vostre clienti.

Se vendete cosmesi, per esempio, lasciate perdere i saponi per mani che tanto la gente comunque tende a voler comprare quelli medicali di questi tempi, e in giro ce ne sono millemila, ma esponete la vostra selezione migliore di creme per le mani, di maschere per il viso e di skincare idratante. La disidratazione è uno dei maggiori “problemi” di pelle in tempi di lockdown.

Non mettete in vetrina i prodotti di cui dovete liberarvi ma che non interessano a nessuno. Quelli metteteli in super-sconto vicino alla cassa e trovate un modo intelligente di proporli come combinazione al prodotto di punta. Per esempio, in tempi di videocall è più facile che qualcuno voglia comprare da voi orecchini e collane, se vendete gioielli e bigiotteria. Il pacco di anelli che vi sono rimasti proponeteli in cassa a chi si è comprato la crema per le mani, come coccola finale, ma solo se sono realizzati in materiali che resistono bene ai cosmetici.

Se prima scrivevate i prezzi a mano, magari con la vostra scrittura “artistica” ma leggibile a fatica, questo è il momento di stamparli o scriverli nel modo più chiaro possibile, ed esporli chiaramente a fianco il prodotto. La lista con i prezzi di tutti i prodotti esposti in un unico foglio, appoggiato in un angolo nascosto della vetrina che uno deve andarsi a cercare, lasciatela a chi non ha veramente voglia di vendere.

Infine, create una semplice pagina realizzata con una bella grafica (su Canva.com ne trovate di ogni genere) coerente con insegna e immagine del negozio, su cui scrivere le poche semplici regole per chi vuole entrare a comprare da voi. Lasciate sempre anche un link che chi è in fila che aspetta possa visitare nel frattempo. Per esempio al vostro profilo Instagram, o al vostro e-commerce Shopify creato al volo durante il lockdown (coi consigli di Enrica), in cui magari avete inserito anche l’opzione “ritira in negozio”. Così se qualcuno ha fretta può comprare senza entrare, e programmare il ritiro in un altro momento.

Organizzate visite su appuntamento

Soprattutto se avete un piccolo negozio, le visite delle clienti non potranno procedere come prima. A seconda delle dimensioni alcuni di voi potranno accogliere solo una persona alle volta, lasciando le altre in attesa in fila fuori dal negozio.

Cosa potete fare per organizzare al meglio questo flusso senza rischiare di perdere le vostre clienti più fedeli? Tanto per cominciare dare loro la precedenza. Quelle di cui avete un recapito (non foss’altro che il loro contatto su Instagram) contattatele una per una con un messaggio che contenga:

  • prima di tutto un’onesta richiesta “come stai?”, è un ottimo modo per cominciare a ricostruire la relazione e introdurre, se lo credete, la richiesta “so che avrai avuto altri pensieri in questo periodo, ma c’è qualcosa in particolare che ti è mancato e che vorresti ti tenessi da parte in negozio?”
  • l’annuncio che riaprite, con i vostri orari e le informazioni di accesso;
  • la disponibilità a riceverle su appuntamento, se pensavano di venirvi a trovare, nell’orario di apertura che per loro è meglio, garantendo loro così di saltare la fila.

Quando avete contattato tutte le vostre clienti migliori, annunciate la modalità su appuntamento anche sul vostro sito e sui vostri canali, newsletter inclusa, ma in quella vorrete forse dirlo prima, mentre state contattando personalmente le clienti, per garantire alle iscritte un senso di esclusività e di valore della newsletter stessa.

Nell’annuncio spiegate se avete deciso di ricevere solo su appuntamento (io personalmente lo sconsiglio) o se invece chi desidera può prenotare ma chi non lo fa deve sapere che può andare incontro a un periodo di attesa. Man mano che riaprirete cominciate a tenere nota della durata media della permanenza in negozio delle persone e a fare una stima dei tempi di attesa, che aggiornerete sul sito, sui vostri canali e sulla segnaletica fuori dal negozio.

Se vedete che le persone (comprensibilmente) tendono a rimanere a lungo per parlare, istituite un timer per la visita. Ma fatelo con gentilezza e cercando comprensione nelle vostre clienti. Annunciatelo chiaramente, scegliete una musica divertente e allineata con la vostra immagine per segnalare lo scadere del tempo a loro disposizione, e se ne avete voglia e la possibilità, salutatele dando loro appuntamento in un momento che sapete essere più tranquillo.

Infine, se avete spazio a disposizione sul marciapiede o nel parcheggio all’esterno del negozio, mettete un paio di sedute a disposizione delle persone in attesa. È sempre un gesto gentile.

Sviluppate l’esperienza uno a uno come se fosse personal shopping

Fare di necessità virtù è uno degli approcci ai cambiamenti e alle difficoltà che preferisco. Molto meglio che stare a disperarsi e strapparsi i capelli su eventi che sfuggono al nostro controllo, no?

La mia versione di fare necessità virtù dell’accesso ridotto ai negozi sarebbe trasformare ogni ingresso in un appuntamento con un personal shopper. Alla fine non vi serve molto per realizzarlo:

  • tanto per cominciare fate un brevissimo elenco di domande a chi prenota un appuntamento; chiedete loro cosa sperano di acquistare, che tipo di esigenza devono soddisfare, quale budget hanno a disposizione, che gusti hanno. Se entrano senza appuntamento fate comunque loro queste domande, prendete nota delle risposte, dimostrate loro che vi fa genuinamente piacere aiutarle;
  • organizzate uno spazio del negozio con seduta e punto di appoggio in cui fare trovare la selezione di prodotti che avete scelto sulla base delle risposte della vostra cliente; fatela accomodare e illustrategliele con calma ma fate poi in modo che abbia occasione di esaminarle in autonomia (per esempio tirando la tenda di un camerino) per non farla sentire sotto pressione a completare l’acquisto;
  • portatevi in negozio una borsa frigo con una bottiglia di buone bollicine e alcuni bicchieri monouso per offrire un bicchiere alla vostra cliente, a completamento dell’esperienza.

Questo tipo di idea funziona meglio se avete un ampio assortimento che potrebbe disorientare una cliente, ma si gioca comunque tutto sulla vostra capacità di mettervi nei suoi panni e farle trovare una selezione di cose che davvero vorrebbe e le servirebbero. E nel farla sentire coccolata.

Mai come in questo periodo e nei prossimi mesi, infatti, le clienti cercheranno in voi ciò che è mancato loro: il contatto umano, la cura e il servizio, prima ancora che i vostri prodotti.

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10 cose (di marketing) da fare se hai un negozio

Marzo 20, 2020 da Barbara

Il mio 2020 è cominciato negli Stati Uniti, in Georgia. Sono stata invitata insieme ad Annette da AmericasMart a tenere una conferenza dedicata agli ospiti dell’Atlanta Market di gennaio.

Americas Mart è la più grande organizzazione statunitense di fiere dedicate agli operatori professionali del commercio nel settore lifestyle. Il loro Atlanta Market di gennaio è il salone di riferimento per i negozi di oggettistica, décor e lifestyle. Praticamente un Maison et Objet a cui partecipano tutti i negozi degli Stati Uniti per scoprire le tendenze dell’anno e fare rifornimento di merce.

L’intervento mio e di Annette è stato il 16 gennaio e qui puoi leggere il suo racconto. Ho pensato che in questo periodo di stop potesse valere la pena ripassare i contenuti del talk, perché non sono affatto sorpassati!

Dieci semplici consigli per negozi, per farsi spazio e tenere il passo online nel 2020

I consigli che seguono sono il frutto dell’esperienza maturata da Annette lavorando con marchi e negozi, della nostra comune esperienza con l’editoria di settore e delle mie competenze di marketing. A moderare e guidare la conversazione è stata chiamata Kelli Lamb, direttrice della rivista online Rue.

L’intervento è stato pensato soprattutto per i proprietari e buyer di negozi indipendenti fisici di interni e oggettistica, quindi non è adatto a te se hai un negozio che fa parte di una catena o un franchising, o se hai solo un ecommerce.

Confesso che per me è un motivo di orgoglio riguardare gli appunti adesso, a distanza di qualche mese ma in un mondo completamente diverso, e scoprire che i consigli che abbiamo concepito siano ancora utili e validi. Spero che se hai un negozio ti possano aiutare a sopravvivere nei prossimi mesi. Più avanti pubblicherò un approfondimento sull’esperienza cliente in negozio che conterrà consigli più pragmatici per questa nuova stagione pandemica.

1. Fai pace col cambiamento continuo

Atlanta Market 2020 Talk - 1 cambiamento

Qualsiasi modello di business recente deve tenere conto dell’accelerazione vertiginosa del cambiamento in quasi ogni mercato. Inutile pensare di far nascere un’attività e mantenerla esattamente uguale per più di qualche mese. Prima fai pace con questo concetto, meglio potrai prepararti ad affrontare i cambiamenti senza subirli.

2. Scopri la tua nicchia

Atlanta Market 2020 Talk - 2 nicchia

L’avrai sentito dire milioni di volte, ma vale sempre la pena ripeterlo, se ancora aprono attività e negozi con vocazione generalista. Neanche la GDO è generalista ormai. I grandi ipermercati sono in declino e i compratori sono sempre più alla ricerca dell’esperienza di riconoscersi nello spazio in cui comprano.

Non solo, prima ti chiarisci le idee su quale sia la nicchia di mercato con cui vuoi lavorare, più semplice sarà cominciare a sviluppare una comunicazione genuina e adatta a quel pubblico. La tua voce non è altro che questo: un insieme di tono, registro e contenuti che parlano della tua cliente, prima ancora che a lei.

3. Dai una forma riconoscibile alla tua marca

Atlanta Market 2020 Talk - 3 marchio

L’idea di business che sta dietro il tuo negozio ne influenza lo stile ed è fondamentale che il marchio con cui ti presenti li rifletta completamente. È il modo più veloce per essere trovati e riconosciuti dal pubblico giusto.

Va da sé che quando si parla di marca, si intende non solo il marchio ma anche tutte le sue incarnazioni. Insegna, colore delle pareti, allestimento del negozio, packaging, devono raccontare tutti la stessa storia, per essere efficaci.

4. Ragiona come un concept store

Atlanta Market 2020 Talk - 4 concept

Nel settore del lifestyle, il negozio che vende un unico tipo di merce al giorno d’oggi perde un’occasione.

Il discorso è complesso e meriterebbe pagine e ore, soprattutto se pensiamo che i più famosi concept store aperti alla fine degli anni Novanta in molti casi hanno fallito (ma Merci a Parigi no, per dire). Per farla brevissima, in un mondo in cui le merci si possono comprare online a prezzi spesso più competitivi, l’esperienza è determinante. E le esperienze, abbracciando sensi diversi e stimolando diversi percorsi neurologici, non possono essere tenute diligentemente separate in compartimenti merceologici.

5. Pensa lo spazio in funzione dell’esperienza

Atlanta Market 2020 Talk - 5 spazio

È fondamentale che l’esperienza della tua cliente sia memorabile, se vuoi che ritorni e che la prossima volta non compri online ciò che ha trovato da te. Il primo tassello fisico e disegnabile di questa esperienza è lo spazio.

Progetta i tuoi negozi pensando a ogni fase dell’esperienza della tuacliente, cercando modi per renderla fluida, piacevole e soddisfacente. I punti caldi possono variare a seconda della merce che vendi, ma le fasi di ricevimento, esplorazione, pagamento e ritiro/consegna sono sempre fondamentali.

6. Allestisci la merce in funzione di Instagram

Atlanta Market 2020 Talk - 6 allestimento

Prima ancora di investire parte del tuo budget pubblicitario online, progetta un negozio che le tue clienti abbiano voglia di fotografare e pubblicare nel proprio feed di Instagram.

Disponi i prodotti in piccole composizioni acchiappa-like e organizza l’assortimento in modo che anche gli scaffali siano organizzati e belli a vedersi. Poi fai sapere alle tue clienti che sono le benvenute a scattare foto e condividerle, rendiglielo facile da subito affiggendo una segnaletica ben disegnata con il tuo permesso e il tag che possono usare per pubblicizzarti. E ringrazia.

La triste verità è che se qualcuno vuole scattare una foto a un prodotto che hai per comprarlo altrove lo farà comunque. Inutile spendere energie negative a cercare di impedirglielo.

7. Vendi su Instagram

Atlanta Market 2020 Talk - 7 vendere su Instagram

Già che le tue clienti ti fanno pubblicità su Instagram, rendi la vita ancora più facile alle loro seguaci che si innamorano dei tuoi prodotti!

Usa la funzione Catalogo del colosso Facebook/Instagram per creare una vetrina Instagram con schede per i tuoi prodotti e foto di prodotto chiare ed esaustive (la modalità still life è la più indicata). Poi popola il tuo feed di immagini con i tuoi prodotti ambientati, che possano ispirare le potenziali clienti mostrando come ogni oggetto potrebbe vivere nei loro spazi. Tagga i prodotti e voilà!

8. Semplifica l’esperienza delle clienti

Atlanta Market 2020 Talk - 8 esperienza

Ormai l’avrai capito, più rendi facile la vita alle tue clienti, meglio è. Basta costringerle a venire in negozio per fare scorta della loro candela preferita! Invitale a venirti a trovare solo quando hai qualcosa di nuovo da toccare con mano.

Per farlo, continuando a vendere, bisogna che tu metta insieme un’esperienza che comincia in negozio, magari mettendo in mostra campioni di tutti i tuoi pezzi, esposti in modo da creare ambientazioni piacevoli da esplorare, e che continua online o in abbonamento o con consegne a domicilio.

9. Crea nuove esperienze

Atlanta Market 2020 Talk - 9 esperienza

Insomma, crea nuove modalità di acquisto che vengano incontro alle esigenze delle tue clienti. I programmi fedeltà e le schede clienti devono fornirvi dati utili a servire meglio chi compra, ricordando loro solo i nuovi arrivi che davvero ameranno, permettendo loro di spendere al meglio i loro soldi.

Gli abbonamenti ai loro prodotti consumabili preferiti (candele, cosmetici, cancelleria), magari consegnati a domicilio in prossimità della scadenza dell’acquisto precedente, le legheranno a te per i motivi migliori.

10. Accogli le clienti

Atlanta Market 2020 Talk - 10 benvenuto

Infine, quando sarà possibile, apri le porte del tuo negozio per eventi unici e davvero interessanti, non solo l’ennesimo lancio di prodotto. Dai un motivo forte e coinvolgente di venirti a trovare a chi ti lascerà i suoi soldi. Mi pare il minimo.

Cosa ne dici? Hai un negozio e hai già testato alcuni di questi consigli? Se ti va scrivimi su Instagram per raccontarmelo.

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Convegni, cosa non deve mancare

Novembre 9, 2018 da Barbara

diario di babepi | convegni

Organizzare eventi in qualche forma è una caratteristica degli esseri umani dalla notte dei tempi. Come dopo queste migliaia di anni di civilizzazione (e poco più di un secolo di accelerazione vertiginosa) ancora sia possibile farlo con approssimazione e totale inconsapevolezza dei bisogni basici dei propri ospiti… è uno di quei misteri che mi attanaglia almeno un paio di volte l’anno. Cioè quando partecipo a convegni seriamente carenti sul lato organizzativo.

In Internet si trovano infiniti articoli su come organizzare eventi aziendali correttamente, cosa non deve mancare, e così via. Ma ho sempre la sensazione che siano la versione Bignami di qualche manuale “Eventi come comunicazione aziendale”. Raramente leggo semplici vademecum sulle minuzie pratiche, così negli ultimi due anni ho preso appunti di tutte le piccole cose facili da risolvere che però avrebbero cambiato la mia esperienza di spettatrice (o relatrice) da francamente mediocre a splendida.

Ho messo in ordine gli argomenti secondo il percorso di accesso dei partecipanti, mescolando l’esperienza del pubblico con quella dei relatori, nel caso non fosse chiaro.

Compenso per i relatori

Parliamoci chiaro, preparare e presentare un intervento a qualsiasi evento è un lavoro. Come tale deve avere una chiara retribuzione, non necessariamente espressa in denaro contante o bonifico, ma anche risultato indiretto dalla presentazione stessa.

Questo significa che quando si manda in giro una request for papers/talks questa dovrebbe chiaramente includere i termini del compenso.

Se sono indiretti dovrebbe essere chiaro come l’intervenuto potrà goderne:

  • acquisendo i dati dei partecipanti; 1200 persone partecipano all’evento, ma se il relatore non ha accesso ai dati di queste persone o anche solo a un’analisi statistica precisa su di loro, la loro mera presenza non è sufficiente a garantire un ritorno d’investimento sull’intervento
  • raggiungendo il pubblico di interesse; la reach delle campagne di social media marketing (intesa come numero crudo), se non è supportata da un media kit che ne determina la composizione e i comportamenti, di per sé non è un indicatore e non offre strumenti al relatore per valutare se la sua presenza al convegno raggiungerà il suo pubblico d’interesse
  • conoscendo persone interessanti e utili al proprio lavoro; un elenco degli ospiti di spicco e degli altri relatori è fondamentale per poter valutare le potenzialità di networking di un evento

Ovviamente, se il modello organizzativo dell’evento prevede che i relatori intervengano in cambio della visibilità offerta dall’evento, questa deve essere un impegno concreto degli organizzatori. Una campagna di marketing e social media marketing seria è fondamentale.

Quale che sia la scelta che fate, nella pianificazione economica dell’evento dovreste provare a prevedere la copertura delle spese di viaggio e alloggio (se necessario) per i relatori.

Parcheggio e mezzi pubblici

Raggiungere l’evento è la conditio sine qua non per partecipare, quindi sarebbe bene che la quantità e accessibilità dei parcheggi e i collegamenti coi mezzi pubblici fossero uno dei primi aspetti da esaminare quando si sceglie una location. Per chi lavora negli eventi e in particolare in location scouting queste sono tra l’altro informazioni da includere sempre nelle schede descrittive delle location.

Indicazioni chiare dovrebbero essere incluse da subito nel sito (o pagina) Internet dell’evento. Le fondamentali sono:

  • elenco dei mezzi pubblici disponibili per raggiungere la location, prezzo e informazioni per procurarsi i biglietti
  • itinerario stradale dalle più vicine uscite autostradali (non servono quelle dalla stazione, da cui presumibilmente si prende un taxi)
  • quantità di posti auto disponibili in loco. Se questa è inferiore alla capienza della location bisogna segnalarlo chiaramente
  • posizione, costi e capienza di ulteriori aree di parcheggio nelle vicinanze
  • indicazioni chiare ed esaustive per l’accessibilità di chi ha difficoltà motorie (parcheggi in prossimità dell’ingresso con passaggi pedonali pavimentati e rampe, ascensori). Questo significa che se l’accessibilità dello spazio non è totale bisogna segnalarlo chiaramente da subito. Sarebbe bellissimo che l’evento fosse accessibile nella sua interità, ovviamente

Se in qualsiasi momento prima dell’evento le condizioni di raggiungibilità e/o parcheggio dovessero subire variazioni è necessario aggiornare rapidamente le informazioni pubblicate online (con sottolineature che attirino l’attenzione) e comunicarlo tramite i principali canali social dell’evento.

Volete poi farci un figurone? Incentivate la mobilità sostenibile proponendo soluzioni di car sharing e car pooling e invitando i visitatori a lasciare a casa l’auto.

Segnaletica

La segnaletica minima disponibile dovrebbe guidare l’itinerario del visitatore dal parcheggio fino a tutte le aree che lo interessano (registrazione, guardaroba, toilette, bar/zone ristoro, sale conferenze).

Se sapete in anticipo che la maggior parte dei visitatori raggiunge la location coi mezzi pubblici vale la pena accordarsi con i servizi affissione del Comune per inserire segnaletica anche in prossimità delle fermate degli autobus/tram/metropolitana.

Se i partecipanti sono numerosi prevedete diversi banchi di registrazione con un/a steward/hostess ciascuno e un cartello chiaro che indica come devono disporsi gli ospiti (per iniziale del cognome, per status, ecc). Se volete farvi amare prevedete anche dei percorsi obbligati per la fila che si andrà a creare, con tempi stimati di percorrenza.

Indicazioni chiare relative a postazioni di ricarica e wi-fi sono un bonus. Ma hanno il valore aggiunto di scaricare il lavoro degli/delle steward/hostess che così non dovranno rispondere alla stessa domanda duecento volte nella prima ora di registrazione.

Welcome pack agli iscritti

Ogni partecipante (che sia relatore o pubblico) dovrebbe ricevere al momento della registrazione un pacchetto che include:

  • programma completo e aggiornato della giornata (quindi evitate grafiche elaborate e puntate su un documento chiaro che possiate stampare anche la mattina stessa, nel caso)
  • una mappa della location con evidenza sulle aree di interesse
  • indicazioni chiare sui pasti. Se sono offerti queste informazioni includono: posizione area ristoro, orari, menù, note chiare per le alternative dietetiche disponibili (almeno per celiaci, allergici, vegetariani). Se i pasti non sono inclusi nella giornata è necessario fornire un elenco dei luoghi dove è possibile procurarseli

Prese in sala

È inutile che ci prendiamo in giro, al giorno d’oggi chiunque viaggia con almeno due dispositivi elettronici e con ogni probabilità ne userà almeno uno per l’intera durata dell’evento. È quindi fondamentale che la location abbia a disposizione diverse prese di corrente sia nelle aree comuni sia in sala. Laddove queste siano carenti attrezzatevi in anticipo con prolunghe e multiprese da fare installare e mettere in sicurezza ai tecnici dell’evento.

WiFi dedicato

Lo stesso discorso delle prese vale per il WiFi che può non essere indispensabile per seguire correttamente l’evento, ma che fornisce un’eccezionale opportunità di comunicazione per chi lo organizza e permette di raggiungere con i contenuti dell’evento una platea molto più ampia. Insomma è diventato una necessità.

Chi partecipa all’evento molto probabilmente ne segue le informazioni via Twitter o vuole condividere ciò che impara/sente con il proprio pubblico. Ma un facile accesso alla rete è utile anche per esplorare approfondimenti, mantenere attiva la propria giornata di lavoro tra un intervento e l’altro, modificare i propri piani di viaggio.

Certo, ormai tutti hanno un piano dati sui propri dispositivi, ma offrire un WiFi dedicato nella location dell’evento vi permette di:

  • sopperire ad eventuali carenze di copertura del segnale (cosa assai comune in molte location per eventi)
  • garantire la connessione completa anche a chi ha piani dati limitati

Offrire l’accesso a una rete WiFi non vuol dire semplicemente fornire un account completo di password al momento della registrazione (per evitare lunghi processi di registrazione agli ospiti) ma assicurarsi che questo sia dimensionato per accogliere il volume di accessi e traffico dei partecipanti.

Puntualità degli interventi

Gli interventi devono essere puntuali. Punto. A maggior ragione se l’evento si articola su più sale e il pubblico può avere interesse a spostarsi da sala a sala secondo un percorso tematico.

Questo significa che almeno una persona per sala deve essere costantemente dotata di telefono per monitorare gli arrivi dei relatori e se necessario spostare l’ordine degli interventi avvertendo prontamente i colleghi delle altre sale e il personale nell’area registrazione. Non devono esserci momenti morti e il pubblico deve poter scegliere se rinunciare a un intervento o spostarsi di sala in conseguenza di un cambio di ordine del giorno.

Coffee break

La pausa caffè, di tutti gli elementi di questo elenco, è forse quello più sacrificabile. Intendiamoci, caffè (ma possibilmente anche opzioni deca e tè) bisogna che ce ne sia disponibile da qualche parte nell’arco della giornata. Ma non è fondamentale che lo offriate voi.

Quello che però è fondamentale è che non sia in vendita a €2 nell’unico bar presente in zona (come si dice in questi casi? #truestory). Soprattutto se il bar è interno alla location, quindi destinazione sicura di tutti quanti i partecipanti all’evento, almeno un paio di volte nella giornata. Fatevi furbi e stringete un accordo con il bar per calmierare il prezzo del caffè per i partecipanti all’evento, magari portandolo a €1. In cambio potete offrire al bar la menzione su tutta la comunicazione dell’evento.

Però, se vogliamo essere onesti, avendo un budget limitato, è sempre meglio scegliere di offrire un coffee break esteso agli ospiti piuttosto che il pranzo. In parte perché il pranzo è qualcosa che è facile portarsi da casa, volendo. Ma anche perché il momento della pausa pranzo è per molti l’occasione per allontanarsi, sgranchirsi le gambe, fare qualche telefonata, quindi difficilmente gli ospiti sentiranno la mancanza di un servizio catering completo… del caffè invece sì. Ne sentirete tutti la mancanza.

Pranzo dedicato ai relatori e alle autorità

Relatori e autorità devono poter mangiare in modo efficiente e tranquillo, in modo da potersi preparare ai loro interventi. Per questo a loro il pranzo deve necessariamente essere offerto, in una zona riservata a loro e con tempi a loro dedicati.

Ciò significa che se avete previsto un servizio catering per tutti dovrete prendere accordi affinché siano dedicati tavoli, buffet e personale a relatori e autorità, in modo che questi non si trovino a fare la fila al buffet o non rischino di rimanere senza posti a sedere. Inoltre vi converrà raccogliere in anticipo le preferenze ed esigenze dietetiche di questi ospiti, in modo da rendere il servizio super efficiente per loro e per voi: se tutto è ben organizzato è sufficiente avere un cameriere ogni 10-5 persone.

Caffè incluso nel pranzo

Spero si sia capita l’importanza del caffè. Ecco, se proprio avete deciso di offrire il pranzo ma non il coffee break, allora tassativamente includete almeno un caffè nel pranzo. Al catering costa pochissimo (e sarà pure caffè da moka in thermos, spesso) e voi avrete fatto felici vostri ospiti!

Guardaroba rinforzato

Si sà, a partire da un certo orario gli ospiti cominceranno ad andarsene e al termine dell’ultimo intervento della giornata il picco sarà massimo. Per questo, da un’ora prima del termine dell’evento tutto il personale di assistenza alle sale dovrebbe essere dirottato sul guardaroba o sui servizi di accompagnamento all’uscita (indirizzare alle fermate dei mezzi, cominciare a chiamare taxi in anticipo se non c’è una fermata nelle vicinanze, ecc.) in modo da rendere le operazioni di chiusura fluide e spedite.

L’ultimissima cosa è proprio un di più, ma di quelli importanti.

Servizi inclusivi

Se state organizzando un evento dedicato alle donne con l’obiettivo di fornire un’occasione di empowerment e di crescita personale dovete pensare all’ipotesi che queste donne siano donne sole ma con bambini al seguito, o anche accompagnate ma impossibilitate a lasciare i figli a casa.

Perché questo è il mondo in cui vivamo. Quindi sì, a volte una donna non ha scelta se non portarsi i figli dietro e se il vostro obiettivo è aiutarla ad avere delle scelte in futuro dovete aiutarla prima di tutto ora che non le ha.

Incidentalmente la donna con figli al seguito è anche quella a cui interessano meno i fronzoli, i gadget, i cotillons, quella di cui vi guadagnerete l’amore incondizionato se le dite:

  • sì, puoi portarti i bambini e c’è una baby sitter che li fa giocare in uno spazio dedicato a loro mentre tu ascolti gli interventi senza essere disturbata
  • sì, puoi allattare, cambiare il pannolino ai pupi e dargli da mangiare, perché abbiamo attrezzato un’area tranquilla e riservata con un fasciatoio, un frigo e un forno micro-onde
  • sì, sei la benvenuta anche col passeggino perché abbiamo attrezzato un lato del guardaroba apposta

Insomma, “sì, mi interessano davvero i tuoi problemi e il tuo destino e lo dimostro dedicando una parte del budget a semplificarti la vita già oggi”.

A volte basta davvero poco, no?

Immagine di copertina di Håkon Sataøen/Unsplash.

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