Una premessa necessaria: questo articolo parla di pianificazione e gestione del tempo partendo dal presupposto che tu abbia una certa autonomia nel decidere come usare le tue giornate. So che questo è un privilegio. Ci sono persone che, per il tipo di lavoro che fanno, per la loro posizione sociale, per responsabilità di cura non negoziabili, per condizioni di disabilità o per altre ragioni, hanno margini molto ristretti o nulli nel governare il proprio tempo. Se questo è il tuo caso, alcuni suggerimenti qui potrebbero non essere applicabili o esserlo solo parzialmente. Il sistema che descrivo non è una ricetta universale, ma uno strumento che funziona dove c’è spazio di manovra. Se stai leggendo e pensi “questo per me non è possibile”, ti credo. E spero che, anche solo in piccola parte, qualche elemento possa comunque esserti utile.
Abbiamo 4000 settimane di vita, più o meno. Il calcolo è di Oliver Burkeman e dà il titolo a un libro di cui sentivo parlare da tempo ma che sono finita a leggere solo alla fine del 2025, proprio nei giorni in cui guardavo mia madre morire. Lei di settimane ne ha avute di più, ma resta il fatto che mettere un numero così tondo e preciso (e realistico) al nostro tempo è un promemoria ineludibile che non viviamo per sempre, anche se ci comportiamo come se lo facessimo.
Tipo, io stessa a volte aggiungo cose all’agenda come se avessi molto più tempo a disposizione. La to-do list si allunga, gli impegni si accumulano, il calendario (o più spesso i calendari) è pieno di sovrapposizioni. Magari succede anche a te, e ti ritrovi a fine anno a dire cose come “ma dove sono finiti tutti i mesi?!”.
Il libro di Oliver Burkerman è arrivato nella mia vita a confermare riflessioni che stavo facendo già da sola e validarle. Proprio come un annetto prima aveva fatto quello di Greg McKeown, Effortless (e come prima di questo aveva fatto nel 2021 Essentialism). McKeown in effetti suggerisce che il problema non è tanto quanto facciamo, ma cosa scegliamo di fare. Fare di più non è mai stata la soluzione. Viceversa, lo è fare le cose giuste, con meno sforzo.
In quest’ottica, la pianificazione smette di essere uno strumento per fare più cose, per essere più produttive e performanti, e diventa uno strumento per assicurarsi di fare le cose che contano davvero, per te. Non è un cambio di prospettiva da poco, ed è stato un principio fondante del modo in cui uso l’agenda dal 2013. Forte della validazione di questi due libri, credo sia il momento di raccontarti il mio sistema.
L’agenda degli altri
La maggior parte di noi usa l’agenda come un contenitore neutro. Dentro ci va tutto: le riunioni di lavoro, le commissioni, le scadenze imposte, i progetti personali se avanza spazio (e raramente avanza). Il risultato? Ci ritroviamo con giornate piene ma spesso poco significative. Settimane produttive sulla carta, ma insoddisfacenti nella sostanza.
Il problema non è l’agenda in sé, o usarla, e non siamo neanche noi. È che troppo spesso la usiamo per gestire il tempo degli altri, non il nostro. Ogni richiesta che arriva diventa automaticamente una priorità, ogni urgenza altrui diventa la nostra urgenza. Troppo spesso passiamo le giornate a reagire, invece che a scegliere.
E alla fine dell’anno ci ritroviamo con un calendario pieno di cose magari fatte ma nessuna risposta alla domanda: “Ma io cosa volevo?”
Parti dallo scopo (altrimenti è solo Tetris)
Dello scopo o purpose si dicono ormai le peggio cose; io continuo a pensare che dovremmo dire le peggio cose di chi per anni ha abusato del termine senza capirne il significato. Lo scopo in effetti altro non è che il punto B a cui vogliamo arrivare, la direzione che serve a qualsiasi strategia. E per usare la pianificazione come strumento di vita serve una direzione, una bussola. Qualcosa che ti aiuti a dire “sì, questo” e “no, quest’altro”.
La domanda dietro allo scopo è ingannevolmente semplice: cosa voglio dalla mia vita?
Lo so, sembra una questione di massimi sistemi, ma è la domanda più pratica che esista. Perché ogni sì che dici oggi (a un progetto, a un impegno, a una persona) sta costruendo la vita che vivrai domani.
Uno degli esercizi per me più efficaci per fare chiarezza su questo tema è quello che chiamo l’esercizio del letto di morte. Sì, è macabro. Ma funziona. Immaginati alla fine della vita, soddisfatto o soddisfatta, in pace. Cosa vedi intorno a te? Chi c’è? Cosa hai realizzato? Quali esperienze ricordi con più gioia e soddisfazione? Scrivilo, anche in modo disordinato. Non deve essere un testo pubblicabile, ma una mappa delle cose che contano per te. È il tuo punto B.
Da questa visione emergono le tue priorità, sia in termini di scelte che di persone. Non centomila. Poche, essenziali, gerarchiche. Quelle che fanno la differenza tra una vita piena e una vita semplicemente piena di impegni. Come le coltiverai?
Le priorità si fanno concrete attraverso gli obiettivi. Pochi, specifici, misurabili. Per esempio: se una delle tue priorità è la salute, un obiettivo potrebbe essere “correre una mezza maratona entro dicembre”. Non un generico “stare meglio” o “fare più sport”, ma qualcosa che puoi verificare, che ha una data, che ti dice quando hai finito.
Gli obiettivi, a loro volta, sono il ponte tra la vita che vuoi e le azioni che fai ogni giorno.
Il sistema (senza farla troppo complicata)
Una volta chiari lo scopo, le priorità e gli obiettivi, serve un modo per trasformarli in pratica quotidiana. Il sistema che uso parte dall’anno e scende fino alla singola giornata, ma non è rigido. È più una traccia che un binario.
Il bilancio dell’anno precedente
Prima di pianificare il futuro, guarda indietro. Sfoglia l’agenda o il calendario dell’anno passato e chiediti:
- quali sono state le tre lezioni più importanti che ho imparato da quello che ho fatto e mi è successo?
- quali momenti memorabili voglio ricordare?
- quali difficoltà ho affrontato?
- cosa voglio fare di più quest’anno, e cosa di meno?
Questo esercizio ti impedisce di ripartire ogni anno da zero. Ti ricorda che hai già fatto tanto di cui essere fiera, anche se non sempre te ne accorgi.
La pianificazione annuale
Con il bilancio alle spalle, definisci ora se vuoi una parola guida per l’anno (un’ancora a cui tornare quando sei in dubbio), ma soprattutto i tuoi obiettivi annuali, le grandi idee che vuoi realizzare. Massimo tre, altrimenti stai facendo shopping di sogni, non pianificazione.
Scrivi anche le tre paure che potrebbero frenarti. Riconoscerle le rende meno potenti.
Dico sempre “tre” perché è un numero che ti stimola a pensare a più cose, ma allo stesso tempo ti chiede di fare selezione. Ma a volte potrebbero essere due o quattro, ovviamente.
Come vedi questo sistema non è un piano rigido. Piuttosto, è un insieme di strumenti che ti aiutano a mantenere la direzione, ma non ti vincolano al percorso esatto. Per tenere la rotta ci sono le tappe intermedie.
Il Month Duty Day
A fine mese, dedica 2-3 ore a fare il punto della situazione. Rivedi i progressi sugli obiettivi (non solo i risultati, anche i piccoli passi avanti), fai il bilancio del mese passato, trasforma gli obiettivi annuali in azioni concrete per il mese che verrà. Pianifica le date importanti, inclusi i giorni di riposo strategici, quelli che metti adesso per evitare di accorgerti troppo tardi che ne hai bisogno.
Questo rituale mensile ti permette di non perdere mai di vista la direzione, anche quando le settimane diventano caotiche. E diventano sempre caotiche. A proposito di settimana…
La settimana ideale
Nella vita delle persone si creano naturalmente dei ritmi, a volte che scegliamo, altri che ereditiamo dalla cultura e dall’organizzazione del luogo in cui viviamo. I giorni di riposo settimanale degli uffici, le chiusure pomeridiane dei negozi, gli eventi sportivi sono alcuni dei fattori che fanno sì che ogni lunedì parta una ciclo per è più o meno regolare.
Prima di riempire il calendario settimana per settimana, prova a rendere evidente questo ciclo, e immagina quale sarebbe la sua forma ideale. Il modello di settimana ideale è uno schema ricorrente che include le attività fisse, i giorni tematici (per esempio, il venerdì per la contabilità, il martedì per il lavoro creativo), le routine che vuoi mantenere.
Anche la settimana ideale non è rigida. Cambierà in base alla stagione e ai progetti in corso. Ma ti dà una traccia. Ogni venerdì pomeriggio, quando pianifichi la settimana successiva (se scegli di farlo di venerdì!), parti da questo modello e adattalo in base agli impegni specifici.
La regola delle tre cose
Ogni giorno, prima di aprire le email o rispondere alle richieste degli altri, segna le tre cose più importanti della giornata. Non dieci, non venti. Tre.
Queste devono essere collegate ai tuoi obiettivi. Tutto il resto – appuntamenti, commissioni, imprevisti – si sistema intorno a queste tre. Non il contrario.
Se finisci la giornata avendo portato a termine queste tre cose, la giornata è un successo. Anche se non hai svuotato la casella email. Anche se qualche attività secondaria è rimasta in sospeso.
Gli strumenti (meno di quanto pensi)
Per mettere in pratica questo sistema ti servono pochi elementi. Un’agenda o un planner con spazio per la pianificazione annuale, pagine mensili, settimanali e giornaliere. Carta o digitale, non importa. L’importante è che ci sia spazio per pensare, non solo per registrare.
Un momento di revisione ricorrente: fine anno per il bilancio e la pianificazione annuale (4-6 ore), fine mese per il Month Duty Day (2-3 ore), fine settimana per pianificare la settimana successiva (30-60 minuti), fine giornata per preparare il giorno dopo (10-15 minuti).
E un metodo per dire no. Il tuo scopo e le tue priorità diventano il filtro. Quando arriva una richiesta, un’opportunità, un nuovo progetto, chiediti: “Questo contribuisce alla vita che voglio?” Se la risposta è no, declina. Se è “forse”, probabilmente è comunque un no.
La vita che vuoi
Pianificare in questo modo non significa controllare tutto. Significa decidere cosa conta davvero per te e proteggerlo dal rumore di tutto il resto. Insomma, accettare che non puoi fare tutto, ma puoi fare le cose che ti stanno a cuore. Significa costruire una vita dove, alla fine delle 4000 settimane, potrai guardarti indietro senza il rimpianto di aver passato il tempo a fare le cose “sbagliate”.
L’agenda, in questa chiave, non è più un elenco di cose da fare. È una mappa della vita che stai costruendo, un giorno alla volta.
Foto di copertina di Sergi Marlò da Unsplash.
