
Come ho scritto l’altro giorno su LinkedIn, “Settembre in Italia è quel mese in cui succede tutto e tuttз si aspettano un pezzetino delle tue giornate”. La situazione si ripete ogni anno ma ti assicuro che è possibile sopravvivere a settembre senza perdere opportunità di lavoro o rinunciare al tempo libero.
Chiaramente, siccome sono io che scrivo, la ricetta per riuscirci è una serena consapevolezza dei propri limiti e delle proprie priorità e un’organizzazione rigorosa per difendere le seconde entro i primi.
Per esempio, questo post era previsto nel mio piano editoriale per il 27 agosto. Quando mi sono resa conto di quanti aggiustamenti richiedeva il rientro l’ho messo in pausa e riprogrammato per fare spazio ad attività più importanti.
Ecco la prima lezione sull’organizzazione richiesta da settembre. Non ha senso fare piani troppo rigidi perché questo mese genera un vortice di entropia che trascende i limiti di calendario!
Ci sono diversi motivi per cui succede:
- in tutta Italia agosto è considerato un mese di vacanze. La conseguenza è che a settembre tuttз arrivano coi sensi di colpa e di urgenza per essersi presз una pausa, e con l’arroganza di trasferire quei sensi di colpa su di te. Sicuramente anche tu non hai fatto niente per un mese quindi adesso devi correre. Ora, subito, per loro. Insomma, settembre diventa 30 giorni in cui fare rientrare il lavoro di 61;
- sul mese poi aleggia un caratteristico mood dolce-amaro. Un misto di ansia da prestazione per i buoni propositi (andare in palestra, vedere più mostre ecc) e felicità al pensiero di rivedere persone che magari senti di aver trascurato nel precedente anno ‘scolastico’. Col risultato che tendi a tramutare il meme ‘ne riparliamo a settembre’ in un’agenda di impegni sociali estenuante e francamente impraticabile;
- infine, se hai figlз c’è tutta la parte di admin richiesta dalla ripartenza dell’anno scolastico (incluse scelte sportive, iscrizioni, riunioni, acquisti e aggiustamenti), in orari che sulla carta si vorrebbero compatibili con l’orario di lavoro deз genitorз ma che spesso costringono a prendere permessi e limitare la disponibilità per le riunioni.
Aggiungiamo che questo è il mese del cambio delle temperature, anche nel nuovo corso dell’emergenza climatica, con corollario di energie in calo e piccoli malanni (anche in condizioni pre-Covid) e ciao, la tempesta perfetta è qui.
Come è possibile difendersi?
La parola d’ordine è consapevolezza
Settembre è orribile ogni anno, non ha senso farsi illusioni che la situazione migliori.
Il mio modo per fare tesoro di questa consapevolezza è metterla a terra sull’agenda. La prima cosa che faccio quando ricevo l’agenda di un nuovo anno è proprio inserire scritte giganti nei mesi di settembre e dicembre per ricordarmi che sono mesi che partono come già pieni di impegni.
Questi 30 giorni non sono effettivamente tutti disponibili. Con questa consapevolezza non programmo mai lanci di nuovi prodotti e/o servizi in questo periodo e limito gli eventi sociali personali a uno a settimana.
Inoltre pianifico l’autunno complessivamente e a partire dall’inizio di agosto. Questo mi permettere di anticipare una serie di impegni e attività preparatorie, e posticipare da subito altri impegni a partire da ottobre.
Per esempio: questo blogpost programmato a inizio anno aveva un argomento non essenziale (quindi se fosse saltato non ci sarebbero state conseguenze per il mio piano strategico). Per questo a inizio agosto l’ho messo in pausa. Non solo, il corso in aula sugli obiettivi per Sistema Training non parte a settembre ma a ottobre.
‘Consapevolezza’ vuol dire anche conoscerti
Settembre è quel che è, ma tu, come sei fattǝ? Come ci arrivi, che esigenze hai, che desideri, impegni, situazioni?
Conoscere tutti questi aspetti può aiutarti a prevenire e curare insieme, magari decidendo che le ferie le fai proprio a settembre, tutto il mese. Con buona pace deз clienti italianз, a cui ovviamente spiegherai per tempo la cosa organizzando il lavoro di conseguenza.
Ma anche conoscere le esigenze del tuo corpo è importante. Se sai che hai un calo di energie proprio in questo periodo potrai organizzarti col tuo medico curante già a luglio per farti prescrivere integratori. Potresti avere bisogno di passare più tempo all’aria aperta per controbilanciare le full immersion al lavoro, organizzati passeggiate nel fine settimana.
… e avere chiare le tue priorità
Se la tua vita e il tuo benessere richiedono che tu dorma otto ore per notte con regolarità è inutile mettere in cantiere giornate lavorative di 14 ore. Così come ci sono attività e incarichi lavorativi (e sì, persino clienti) che sono più importanti per te. È a questi che dovresti dare la precedenza.
Per farlo a volte aiuta persino scriverli su un post-it appeso davanti al tuo schermo o all’interno dell’agenda. Insomma tenerli dove puoi vederli quando le urgenze di qualcun altrǝ cercano di farsi spazio nelle tue giornate. In quei momenti può risultare difficile dire di “no” o ergere paletti. Se sai cosa stai proteggendo diventa più facile.
No, non darai la tua disponibilità per il progetto pro-bono presso l’associazione di cui fa parte il cugino di secondo grado, perché hai la tua newsletter da scrivere. O anche solo no, non incontrerai per un caffè una persona che ti vuole presentare una proposta a freddo, ma te la farai mandare per email.
Organizzati per tempo
Come faccio io, già a gennaio quando uso il pennarello per colorare la visualizzazione mensile di settembre. Ma più semplicemente cominciando già all’inizio dell’estate a non prendere impegni per le prime settimane di rientro. Allenati a scadenziare con cura i ‘richiami’ alla clientela e a chi collabora con te. Non più il solito “ne riparliamo a settembre”, ma a seconda delle reali necessità del progetto “ne riparliamo a ottobre” o persino “a novembre”.
Poi metti l’impegno sull’agenda. Che sia cartacea come la mia, o digitale, o anche solo un’app calendario, non cambia. Scriviti l’appunto nel momento esatto in cui hai deciso di richiamare. Meglio ancora, scrivi oggi l’email e programma fin d’ora l’invio per il momento giusto (Gmail ha reso la funzione attiva per tuttз da qualche tempo).
Se hai l’abitudine di organizzarti il mese in anticipo questi impegni già segnati ti aiuteranno anche in futuro a prevedere il carico di lavoro in modo omogeneo. E se non hai questa abitudine… creala 😉 Non ti dico di comprarti la mia agenda con il video-corso in cui insegno come dosare l’organizzazione del mese e della settimana, perché è settembre e hai abbastanza da fare.
Ma magari segnatelo per ottobre 😉
Difendi il tuo ritmo
Se fai lo stesso lavoro da diversi anni (in proprio o in un’azienda) e sei una persona efficiente, con ogni probabilità le tue giornate scorrono secondo routine oliate. Magari neanche ne sei consapevole. Eppure appena ti siedi alla scrivania apri la posta elettronica, alle 10 vai a prendere il caffè, alle 14 leggi le newsletter di aggiornamento. E così via.
Anche inconsapevolmente, ma più spesso imparando ad ascoltare le tue esigenze e organizzarti, hai disegnato le tue giornate per la massima efficienza. È proprio questo ritmo che ti permette di passare indenne settembre quindi difendilo. Se nuovз collaboratorз cercano di farti cambiare abitudini non accettare il cambiamento passivamente. Pretendi di sapere le motivazioni alla base di questo diverso sistema e prenditi il tempo per integrarlo con il tuo.
Non lasciare campo libero alle persone per metterti appuntamenti e/o impegni in orari per te inadatti. Usa uno strumento come la condivisione del tuo calendario di Google o Calendly per dare ampie disponibilità ma nei limiti della tua organizzazione.
Rinegozia tutto il possibile
Se nonostante tutti questi accorgimenti è il 20 di settembre e non tiri più fiato sappi che quasi qualsiasi scadenza si può rinegoziare. Basta farlo con ampio anticipo, offrendo garanzie sulla qualità e il completamento del progetto, e con cortesia.
Parti dalle attività e dagli appuntamenti meno urgenti e offri da subito una nuova data. Non fermarti a un appuntamento. Se ne puoi rinegoziare cinque, fallo per tutti. Prima di tutto non è detto che tutte le persone coinvolte accettino, ma anche fosse è settembre e ogni margine di libertà sarà il benvenuto!
Copertina di Thomas Dils/Unsplash