Mi capita spesso che mi chiedano come faccio a fare tante cose. Tante, non tutte, che può sembrare una precisazione superflua, invece è proprio il cuore della questione. Perché la differenza tra le due parole è esattamente ciò che un buon sistema di organizzazione dovrebbe proteggere. Alla base di qualunque cosa io porti a termine ci sono dei processi, costruiti negli anni per semplificare ogni decisione senza togliere consapevolezza.
Lavoro da quasi vent’anni come consulente strategica di marketing, soprattutto con PMI e con team di marketing interni che cercano una direzione più che un paio di mani in più. Il metodo che metto a disposizione dei miei clienti comincia nello stesso posto dove inizio la settimana, dalla pianificazione prima ancora che dagli strumenti. Dalla pianificazione annuale che faccio a dicembre, a quella mensile, fino al tempo che ogni settimana dedico a scrivere bilanci e correggere la rotta, sono questi processi a reggere quando la concentrazione cala o l’energia scarseggia. Non aspetto l’intuizione, perché è un ospite inaffidabile, e i sistemi servono proprio nei giorni in cui non si presenta.
Gli strumenti che uso ogni giorno
Quali strumenti uso davvero ogni giorno per organizzare il lavoro? Un’agenda di carta come centro di tutto, Google Calendar per la disponibilità e gli appuntamenti, Toggl per misurare le ore, un archivio iCloud ordinato per progetto, gli strumenti di concentrazione di Apple, e Obsidian come deposito generale. Presi singolarmente non hanno niente di speciale. Quello che conta è come si parlano tra loro.
Comincio dalla carta, perché scrivere a mano resta per me uno strumento quotidiano insostituibile. L’agenda è il mio strumento principale: la porto sempre con me, uso pagine di pianificazione, spread mensili per il colpo d’occhio e pagine giornaliere ampie con spazio sia per gli appuntamenti sia per le liste di task. È lì che le idee diventano azioni con una data e un’ora.
Sul digitale tengo tre account Google Calendar sincronizzati, per condividere la disponibilità, per gli appuntamenti ricorrenti e per le call. Toggl mi serve a segnare le ore e ad attribuirle a progetti e clienti, così la fatturazione diventa una verifica e non una ricostruzione archeologica; nei periodi in cui la concentrazione si offusca lo uso anche per scandire il lavoro a “pomodori”. L’archivio iCloud raccoglie i file ordinati per filiera, categoria e progetto, e gli strumenti di concentrazione di Apple fanno il lavoro silenzioso che nessuno vede: notifiche quasi tutte disattivate, app diverse su dispositivi dedicati, qualche filtro “Non disturbare” impostato per i vari momenti della giornata e un telefono di lavoro che spengo quando non sono disponibile (non ho ancora completato la specializzazione in cardiochirurgia, quindi me lo posso permettere 😉).
Il deposito di tutto il resto, dai progetti attivi alle liste di ogni tipo, da qualche tempo è Obsidian. Per anni quel ruolo era stato di Evernote, di cui sono stata power user dal 2011 (finché non se lo sono comprato quelli di Bending Spoons), e poi di Notion. Questa volta ho scelto uno strumento che mantiene le note in chiaro sul mio computer.
Anni fa mi sono disegnata su Trello un modello di “settimana ideale”, una struttura che ha cambiato forma molte volte e che mi dà sempre una base da cui ripartire. Ne è esistita una versione lockdown e una versione ferie, giusto per dare la misura di quanto sia tutto fuorché immutabile. Lo schema serve a tenere insieme quelle attività amministrative e implicite che il lavoro autonomo porta con sé e che nessuno ti ricorda di sbrigare, e a evitare che l’aumento degli impegni mandi in pezzi le routine che mi tengono in piedi.
Le due regole su cui non transigo
Ci sono due cose su cui non faccio sconti. La prima è che, salvo trasferte o eventi, il fine settimana resta libero dal lavoro: sabato e domenica non apro le email e tengo spento il telefono di lavoro. La seconda è che dopo gli incarichi prolungati mi prendo sempre due giorni di riposo, e quando non riesco a farli coincidere con il weekend li recupero comunque. So che c’è chi controlla email e messaggi a qualunque ora, e che si dà per scontato che una persona freelance lavori sempre. Io non lo faccio. Se ci provassi, nel giro di un mese sarei a letto con la febbre.
Le regole che ho descritto non me le sono inventate a tavolino. Le ho costruite e messe alla prova in anni in cui il lavoro ha convissuto con un carico familiare e assistenziale tutt’altro che leggero. Un sistema che ha retto in quel periodo regge anche una scadenza che salta o un progetto che si complica. I confini, del resto, funzionano solo quando somigliano alla vita di chi li pone. Scegli i tuoi e non sentirti mai in dovere di giustificarli.
Visione e lavoro quotidiano
Come si collega la visione annuale al lavoro di tutti i giorni? La pianificazione che faccio a dicembre si traduce in applicazioni mensili, poi settimanali (ogni venerdì, o domenica, o lunedì mattina), poi quotidiane, dal disegno più grande al dettaglio. È questo legame a permettermi di seguire progetti con tempi completamente diversi senza perdere di vista gli obiettivi a lungo termine. Una giornata storta non sposta la rotta dell’anno, a patto che la rotta dell’anno sia scritta da qualche parte.
I due principi che guidano tutto
Quando pianifico, quando eseguo e perfino quando stiro le magliette, mi guidano due principi.
Il primo è “buono quanto basta”. Mi chiedo dove sia quel venti per cento di sforzo capace di produrre l’ottanta per cento del risultato, e quando quell’ottanta è già sufficiente per raggiungere l’obiettivo che ho in mente, mi fermo. La perfezione non esiste in natura né nelle azioni delle persone, per quanto si insista a pretenderla, e inseguirla resta il modo più sicuro che conosca per non finire niente. Si tratta di decidere in anticipo a cosa dare il mio cento per cento e dove invece il settanta basta e avanza, che è poi la differenza tra la cura e il perfezionismo: la prima sceglie con intenzione i dettagli che contano, il secondo si perde in tutti gli altri. Per un brand vale esattamente lo stesso; la rifinitura ha senso solo dove genera impatto.
Il secondo principio è l’allineamento con la visione e i valori. Ogni progetto, ogni task, ogni “sì” che pronuncio devono stare nella direzione che mi sono data e nelle cose in cui credo. Quando non combaciano, il progetto si candida da solo per il “no”. Imparare a dire quel no mi ha richiesto tempo, e ha richiesto soprattutto di accettare che dirlo bene, con rispetto e al momento giusto, è anch’esso una forma di cura: verso chi ho davanti e verso gli impegni che ho già preso. Un’agenda piena di sì dati per inerzia è solo un’agenda affollata.
Nella pratica, questo significa che tengo Obsidian sempre aperto, pronto ad accogliere le idee quando arrivano e a restituirmele quando è il momento di agire. Tengo l’agenda sulla scrivania, perché è lì che le idee prendono una data. E considero ogni piano come una traccia e mai come una gabbia, così quando qualcosa salta o va spostato lo prendo per quello che è, la ragione stessa per cui il sistema esiste.
Qualunque sistema tu scelga, è a questo che dovrebbe servire: a permetterti di fare ciò che è importante, non a fare di più in generale.
Confessione: questo post è nato come un articolo su LinkedIn pubblicato ad agosto 2025 per una mini-serie dal titolo “Scuola d’agosto”. Ho cercato di riadattarlo leggermente per il blog, dove volevo che vivesse secondo le mie regole. Anche questa è una ‘lezione’ utile: i contenuti si possono riutilizzare.
Foto di copertina di Jason Leung su Unsplash.
