Fare piani nella totale incertezza

Ogni anno ad agosto mi fermo (anche solo qualche giorno) e metto mano alla mia pianificazione personale e lavorativa per bilanci e previsioni dell’anno solare successivo. Quest’anno diverse persone mi hanno guardato strano quando l’ho fatto. Siamo in una pandemia, i numeri dei contagiati stanno tornando a salire in Italia, e come è tipico del COVID-19 lo fanno in maniera esponenziale…

Ha senso pianificare quando siamo nel vivo di una pandemia e non abbiamo idea di come si evolverà nei prossimi 18-24 mesi?

Il mio entusiastico sì di risposta non è una novità, se hai letto il mio post sul planning alla fine del 2018. Credo infatti che un cambiamento drammatico nella nostra vita richieda sempre un profondo reset dei piani in corso, da sostituire con nuovi e più adatti. La chiamo pianificazione situazionale ed è quella che ho messo personalmente in pratica nel 2020.

Perché secondo me è importante pianificare anche nei momenti di incertezza?

Ci sono tre ruoli fondamentali assolti dalla pianificazione, quando sei nel pieno del cambiamento e dell’indeterminatezza:

1. prima di tutto mettere mano alla pianificazione ha il beneficio di toglierti dall’approccio passivo in cui subisci gli eventi e di metterti almeno al timone delle tue reazioni. Anche psicologicamente, questo cambiamento da passività ad attività ti restituisce un senso di controllo forse non del tutto realistico ma certamente rassicurante. È spesso sufficiente a farti sentire meno “travolt*” e impotente di fronte a quello che succede;
2. la pianificazione è un allenamento da fare con regolarità, non una di quelle cose bellissime da fare una volta e poi più (scusa DFW). Più ti metti in un approccio di ‘prevenire è meglio che curare’, valutando in anticipo possibili scenari e le alternative possibili, meglio sarai in grado di reagire a nuovi stravolgimenti. Son sempre un po’ stupita di chi propone pianificazioni granitiche una tantum e vende “il metodo definitivo per organizzarsi”. Fidati di me, non c’è metodo che si adatti a qualsiasi situazione e persona, ma c’è un processo costante (e costantemente in evoluzione) che si consolida se lo tieni in allenamento.
3. Infine, il meccanismo stesso della pianificazione, che ti costringe a guardare le cose in prospettiva e valutare conseguenze e controindicazioni, restituisce un approccio analitico che stempera almeno in parte l’emotività sempre legata a tutti i grandi cambiamenti.

Come fare in pratica a pianificare nei momenti di incertezza?

Siccome non esiste un metodo unico che vada bene per tutti e in ogni momento, vorrei affrontare la questione con delle linee guida, piuttosto che delle risposte granitiche.

• Il punto da cui partire a pianificare nei momenti di incertezza è una posizione di indulgenza, verso te stess* prima di tutto. Vogliti più bene del solito, quando metti mano a pianificazioni nel bel mezzo della tempesta, concediti tanti errori, la possibilità di andare a vuoto più volte, ma soprattutto il lusso di aspettative ridotte. Si pianifica per semplificarsi la vita, non per aggiungere stress o complicazioni a un momento già difficile;
• Le aspettative ridimensionate però non dovrebbero riguardare soltanto la tua prestazione, ma anche gli impatti dei piani ben riusciti. Non vuol dire partire da un approccio di negatività o pessimismo, al contrario significa avere consapevolezza che le conseguenze sono ancora più difficili da controllare, in condizioni di incertezza diffusa e cambiamento costante;
• Per questo una pianificazione in tempi di incertezza richiede un cambio di prospettiva rispetto alla quotidianità. I piani che fai quando sei nel pieno di una crisi non hanno l’ambizione di portarti a destinazione, ma di traghettarti in acque più calme e possibilmente non troppo fuori rotta;
• Gli obiettivi si fanno piccoli e di breve-medio termine, contingentati e molto ben definiti. Ma sempre perfettamente allineati con i tuoi valori. Per fare un esempio, la pianificazione in tempi di incertezza non è quella che mette in cantiere la costruzione di una casa a mani nude ma quella che progetta il miglioramento della casa in cui vivi o la ricerca di una sostituzione in linea con le tue aspirazioni. Che sia chiaro, non vuol dire che in tempi di incertezza non sia possibile trovare l’occasione di costruirsi una casa. Può succedere, e se succede è sicuramente grazie a un approccio positivo di progettualità e a valle di tanti piccoli altri obiettivi raggiunti. Ma non è l’obiettivo con cui si dovrebbe partire.

Cosa non fare, in tempi di incertezza:

Abbandonare del tutto ogni pianificazione lasciandosi trascinare dagli eventi.

Parliamoci chiaro, se vivere alla giornata è l’unica cosa che riesci a fare va benissimo così. Non ha senso metterti sotto pressione per fare grandi piani se non ne hai la forza o la voglia. Ma anche le giornate possono essere pianificate, alla mattina per arrivare alla sera. In questo orizzonte temporale apparentemente piccolo e ininfluente c’è spazio per micro-obiettivi da affrontare a mente aperta e che ti possono regalare tutti i benefici della pianificazione di cui parlavo più sopra.

Cercare di portare avanti a tutti i costi un piano quando le condizioni sono palesemente cambiate.

È inutile e controproducente. E ti tiene proiettat* nel passato, in una posizione di rifiuto di quello che sta succedendo. La cattiva notizia è che gli eventi se ne infischiano che tu li rifiuti, proseguono comunque per la loro strada. Possiamo rimanere ferm* a dirci che speriamo di non ritrovarci più in un lockdown. È legittimo volerlo evitare. Ma non ha senso fare progetti a lungo termine come se non ci fosse la possibilità di un nuovo lockdown. Immagina di prenotare ora una vacanza a New York per Capodanno, perché è una tradizione di famiglia (ti invidio molto) e non ci vuoi rinunciare… Davvero pensi sia una buona idea?!

Affezionarti troppo a un metodo di programmazione e organizzazione.

Così come con i tuoi preziosissimi piani, anche con i metodi che usi per comporli devi avere un approccio flessibile e di apertura al cambiamento, a maggior ragione in tempi di incertezza. C’è una scena del film Pixar Cars 3 in cui la co-protagonista Cruz Ramirez usa il mantra “sono una nuvoletta paffuta” per ricordarsi di tenere una guida morbida, con le sospensioni rilassate per rispondere al meglio alla pista e alla gara. Ecco, “sono una nuvoletta paffuta” è un mantra perfetto per la pianificazione in tempi di incertezza 😊

Ma nel dettaglio, come si fa?

Posso dirti cosa ho fatto io in primavera e questo mese. Prendi ciò che senti possa adattarsi anche alla tua situazione e alle tue aspirazioni e ignora il resto.

Mi sono fermata e ho rimesso tutto in discussione.

L’abitudine a fermarsi e analizzare i dati (ipotesi iniziali incluse) è il principio più importante che cerco di trasmettere a chi intraprende con me un percorso di lifestyle design.

L’ho fatto a fine marzo-inizio aprile, dopo essermi concessa un mese per assorbire il colpo della pandemia (indulgenza, ricordi?). Ho ripreso in mano i miei piani personali concretizzati in macro-obiettivi e i miei piani professionali (che organizzo per trimestre) e ho rivisto le motivazioni che sottostavano a ogni decisione. Ogni obiettivo/piano non sostenuto da una motivazione ancora valida è andato in pausa.

Ho ridefinito le mie priorità.

Certo i miei valori di massima sono rimasti immutati, ma quando ti travolge una pandemia le priorità si ridimensionano drasticamente. Soprattutto si riducono.

Altra cosa che ripeto a chi fa un percorso di lifestyle design (fino alla nausea, lo ammetto) è il concetto che non ci possono essere infinite priorità. In ogni dato momento idealmente dovrebbero essere al massimo tre. Ma anche fossero di più è fondamentale che siano organizzate in un rigido ordine gerarchico. Non esistono priorità “a pari-merito”. Esiste la priorità numero 1, la numero 2, ecc. La numero 1 vince su tutto.

Bon, in tempi di pandemia le mie priorità sono proprio solo 3:

1. fare quanto in mio potere per non ammalarmi e affinché non si ammalino i miei cari;
2. prendermi cura di me;
3. continuare a crescere nel mio lavoro.

Il resto viene dopo, in ordine di importanza ovviamente. Ma dopo.

Ho fatto il punto della situazione.

È una cosa che faccio con regolarità, per me il lavoro di revisione della pianificazione è costante.

Lo faccio in piccolo ogni domenica e ogni fine-mese. Ogni domenica faccio una breve revisione della settimana precedente, verificando cosa è andato a buon fine e trasferendo le attività ancora in corso sulla settimana successiva, ma soprattutto segnandomi le BIG WIN, ovvero i successi personali (anche piccolissimi).

Ogni fine mese compilo poi una scheda di revisione in cui sottolineo sia i traguardi raggiunti sia ciò che non ha funzionato.

Da marzo ho migliorato molto la regolarità di queste fasi di revisione, mi ci attacco con grande trasporto e invece che fare semplicemente tesoro di quel che noto, uso le informazioni per fare continui aggiustamenti.

Ho creato una pianificazione agile.

Sarò onesta, è fine agosto e non ti so dire cosa farò in ottobre.

Non ho previsto nessun dettaglio. Ho buttato giù una traccia e dei macro-eventi nel resto dell’anno, ma ottobre è ancora libero. Settembre sarà un’incognita non da poco e uno dei lavori che è tentativamente previsto per ottobre potrebbe saltare se la pandemia peggiore sensibilmente.

Ma ho rivisto la mia settimana ideale (altro modello che cambia spesso ed è assurdo immaginare inciso nel marmo) e so cosa farò ogni giorno e che priorità avrò. Il resto lo costruirò una settimana alla volta, nella pianificazione settimanale della domenica.

Il mio invito per te è di provarci anche tu, coi tuoi tempi e le tue energie 😊